MS Outlook: Impedire di aggiungere nuovi dati a un file .pst esistente

Per impedire agli utenti di aggiungere nuovi dati o contenuti a un file .pst esistente, è possibile aggiungete la voce PSTDisableGrow al Registro di sistema e impostate il suo valore ad 1. Per farlo, basta eseguire i seguenti passaggi:

• Avviare l'Editor del registro di sistema (WIN+R e digitare regedit seguito da invio); 
• Posizionarsi sulla seguente chiave di registro
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\PST
  dove al posto xx.0 va indicata la versione di Office (ad es. 15.0 per Office 2013, 16.0 per Office 2016 e 2019);
• Creare un nuovo valore DWORD (32 bit) e rinominarlo in PSTDisableGrow;
• Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla voce di registro PSTDisableGrow creata e selezionare Modifica;
• Nella casella di Dati valore, digitare 1 e selezionare OK;
  La voce di registro PSTDisableGrow può essere impostata sui seguenti valori:
  0 - L'utente può aggiungere nuovi elementi a un file .pst esistente. Questo è il valore predefinito.
  1 - Non è possibile aggiungere nuovi contenuti o dati a un file .pst esistente.
  

  

  FIG 1 - Outlook  PSTDisableGrow

PSTDisableGrow può essere impostato anche tramite policy, in tal caso il valore verrà creato al seguente percorso nel registro di sistema:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\PST

Dopo aver assegnato a PSTDisableGrow  il valore 1, se si tenta di aggiungere un email al file pst verrà visualizzato il messaggio 

"Impossibile spostare gli elementi. Autorizzazione non idonea per eseguire l'operazione".

FIG 2 - Impossibile spostare gli elementi

MS Outlook: Impedire la connessione di file PST

Per evitare che gli utenti possano collegare un file .pst ad Outlook, aggiungere la voce di registro DisablePST e impostare il valore su 1 procedendo come indicato di seguito:

• Avviare l'Editor del registro di sistema (WIN+R e digitare regedit seguito da invio); 
• Posizionarsi sulla seguente chiave di registro
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook
  dove al posto xx.0 va indicata la versione di Office (ad es. 15.0 per Office 2013, 16.0 per Office 2016 e 2019);
• Creare un nuovo valore DWORD (32 bit) e rinominarlo in DisablePST;
• Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla voce di registro DisablePST creata e selezionare Modifica;
• Nella casella di Dati valore, digitare 1 e selezionare OK;
  La voce di registro DisablePST può essere impostata sui seguenti valori:
  0 - Gli utenti possono aggiungere file .pst. Questo è il valore predefinito.
  1 - Gli utenti non possono aggiungere file .pst. I file .pst collegati ad Outlook prima dell'aggiunta di questo valore di registro, non verranno disconnessi e resteranno configurati in Outlook. Non sarà possibile aggiungere nuovi file .pst.
  2 Gli utenti possono aggiungere solo file .pst di condivisione esclusiva, come i file .pst di SharePoint.
  

  

  FIG 1 - Outlook DisablePST

  
  

DisablePST può essere impostato anche tramite policy, in tal caso il valore verrà creato al seguente percorso nel registro di sistema:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\xx.0\Outlook

Outlook: Individuare i file PST connessi al profilo Outlook tramite registro di sistema

Ogni volta che viene aggiunto un file PST ad Outlook, viene generata una nuova chiave all'interno del registro di sistema. Il nome della chiave, per questioni di sicurezza, viene generato in maniera casuale mentre il percorso e il nome del file PST connesso al profilo Outlook è contenuto all'interno del valore binario 001f6700.

Per ricercare manualmente il valore possiamo avviare l'editor del registro di sistema (regedit.exe) e posizionarci sulla chiave di registro del nostro profilo di posta. Il percorso del profilo varia in base alla versione di Outlook:

Per Outlook 2010 posizionarsi su

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\<nome_profilo_posta>]

Per Outlook 2013 e successivi la chiave di registro contenente il profilo è del tipo

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<versione>\Outlook\Profiles\<nome_profilo_posta>]

Ad esempio, per Outlook 2013 è

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles\<nome_profilo_posta>]

mentre per Outlook 2016 la chiave è

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles\<nome_profilo_posta>]

Una volta in posizione possiamo ricercare il valore binario 001f6700. 

FIG 1 - Editor del Registro di sistema, valore 001f6700

Un modo più semplice consiste nell'utilizzare uno script che, fornita la chiave di registro relativa al profilo Outlook, si occupa di individuare tutti i valori 001f6700 e trasformarli da valori binari in stringhe. Di seguito è riportato un semplcie script PowerShell che permette di automatizzare l'operazione.

$keys = Get-ChildItem HKCU:\software\microsoft\office\16.0\OUTLOOK\profiles\Posta -rec -ea SilentlyContinue | Where-Object {(Get-ItemProperty -path $_.PSPath) -match "001f6700"} | select -Property Property, Name, PSPath

foreach($chiave in $KEYS.PSPath){

  $valore = Get-ItemPropertyValue $chiave -Name 001f6700

  [Text.Encoding]::unicode.getString($valore.syncroot) 

}

Per individuare le chiavi di registro che contengono i valori 001f6700 ci avvaliamo dell'utilizzo dei cmdlet Get-ChildItem e Get-ItemProperty. A Get-ChildItem passiamo la chiave di registro relativa al profilo Outlook che vogliamo analizzare (HKCU:\software\microsoft\office\16.0\OUTLOOK\profiles\Posta), indichiamo che la ricerca deve essere effettuata anche sulle sottochiavi (-rec o -recurse) e che in caso di errore intendiamo proseguire senza visualizzare alcun messaggio (-ea SilentlyContinue oppure -ErrorAction SilentlyContinue).

Con la condizione Where-Object e Get-ItemProperty andiamo ad individuare solo le chiavi che contengono valori 001f6700.

Con il ciclo foreach scorriamo tutte le chiavi di registro individuate dall'istruzione precedente, estraiamo il contenuto del valore 001f6700 con Get-ItemPropertyValue e trasformiamo il valore binario in stringa in modo da renderlo leggibile. In output avremo l'elenco dei file PST connessi al profilo di Outlook specificato.

C#: Elencare i file PST connessi ad Outlook

Per poter utilizzare Outlook è necessario disporre di un account di posta (Microsoft Exchange, POP o IMAP). L'account di posta è composto da un'oggetto di tipo Store che viene utilizzato per memorizzare i dati. Lo Store, a sua volta, è composto da cartelle e Item (come e-mail, contatti, appuntamenti, ecc). Anche un file archivio (file PST) è composto da un'oggetto di tipo Store. Per chiarire il concetto, si veda la seguente figura.

FIG 1 - Outlook Store

In questo articolo verrà mostrato come, utilizzando C#, è possibile ottenere l'elenco dei file PST connessi ad Outlook.
Per poter interagire con gli oggetti di Outlook è necessario utilizzare, all'interno della nostra applicazione, il namespace Microsoft.Office.Interop.Outlook.

Una volta aggiunti i riferimenti a Microsoft.Office.Interop.Outlook, la prima operazione da effettuare è quella di creare un oggetto Outlook Application.

Outlook.Application olApp = new Outlook.Application();

Tale oggetto può essere utilizzato per diversi scopi, noi lo useremo per accedere agli altri oggetti di Outlook sottostanti.

Il nostro obiettivo è quello di accedere agli Store. Tale operazione è possibile attraverso l'oggetto NameSpace che contiene la sessione di collegamento ad Outlook

Outlook.NameSpace olNs=olApp.Session;
Outlook.Stores olStores=olNs.Stores;

A questo punto in olStores abbiamo tutti gli Store del profilo Outlook. Attraverso un ciclo For andiamo ad analizzare ciascun Store e verificare se si tratta di un file di dati (olStore.IsDataFileStore) e se la sua estensione è .PST (olStore.FilePath.ToString().ToUpper().EndsWith(".PST"). In caso affermativo il nome del file, comprensivo di path, verrà accodato ad una variabile stringa (pstList) che, al termine, conterrà l'elenco di tutti i file PST connessi ad Outlook. 

for (int i = 1; i <= olStores.Count; i++){
 olStore=olStores[i];
 if(olStore.IsDataFileStore){ //se si tratta di un file di dati
  if ((olStore.FilePath.ToString().ToUpper().EndsWith(".PST")) ){
   count++;
   pstList += String.Format("{0}. {1}{2}",count,olStore.FilePath,Environment.NewLine);
  }
    
 }
 if (olStore !=null)
  Marshal.ReleaseComObject(olStore);

 }

Alla fine non resta che chiudere le sessioni e rilasciare gli oggetti.

if (olStores !=null)
 Marshal.ReleaseComObject(olStores);
if (olStore !=null)
 Marshal.ReleaseComObject(olStore);
if (olApp !=null)
 Marshal.ReleaseComObject(olApp);
if (olNs != null)
 Marshal.ReleaseComObject(olNs);

Per chi vuole può scaricare il codice sorgente dell'esempio dal seguente link.
DOWNLOAD

Outlook Quick Tip: Copiare la struttura di cartelle e sottocartelle presenti in un file PST all'interno di un altro file

In ambiente di lavoro potremmo avere la necessità di creare un nuovo file archivio (.PST) con la stessa struttura di cartelle/sottocartelle presente in un altro file.
Outlook non permette di copiare solo la struttura delle cartelle escludendo le email in queste contenute tuttavia, con un piccolo trucco, possiamo raggiungere il nostro obiettivo.

Vediamo come fare in Outlook 2016 e versioni precedenti.

• Avviare Outlook e assicurarsi che il file PST da utilizzare come modello sia connesso;
• Dal menu File selezionare Informazioni;
• Cliccare sul pulsante  Strumenti (Strumenti pulizia per Outlook 2013 e antecedenti) quindi selezionare Pulisci vecchi elementi... (Archivio in Outlook 2013 e antecedenti);
  

  

  FIG 1 - Outlook, Pulisci vecchi elementi...

• Nella nuova finestra selezionare l'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e, nel riquadro sottostante, selezionare il file PST da utilizzare come modello;
• In Archivia elementi antecedenti inseriamo una data sicuramente antecedente alla prima email archiviata nel file (ad es. 01/01/1995);
• In File archivio impostare il percorso e il nome del nuovo file che si intende creare (o selezionare un file PST su cui si intende copiare la struttura), quindi cliccare su OK e attendere il termine dell'operazione.
  
  

  

  FIG 2 - Outlook, archiviazione elementi

A questo punto avremo il nostro file con la stessa struttura di quello esistente ma privo di email.

MS Exchange: Esportare il contenuto di una casella in un file PST tramite EMS

Tramite Exchange Management Shell (EMS) è possibile esportare l'intero contenuto di una casella di posta all'interno di un file PST. Per effettuare questa operazione possiamo utilizzare il cmdlet New-MailboxExportRequest da EMS come indicato di seguito:
New-MailboxExportRequest -Mailbox <nome_mailbox> -FilePath <file_pst_incluso_path_UNC>  -Name <nome_richiesta>

Parametri
Mailbox
Al parametro Mailbox va passato l'alias o l'smtp primario della casella che si intende esportare.

FilePath
Tramite FilePath va indicato il percorso e il nome del file in formato UNC (Universal Naming Convention).

Name
Il parametro Name è facoltativo. Tale parametro viene utilizzato per assegnare un nome alla richiesta in modo da agevolarne la successiva individuazione e verifica dello stato.


Ad es.
New-MailboxExportRequest -Mailbox GLUBRANO -FilePath \\Server01\CartellaPST\GLUBRANO.pst -Name GiovanniLubrano

Come si intuisce dal cmdlet,  New-MailboxExportRequest non fa altro che effettuare una richiesta di esportazione della casella di posta all'interno di un file PST. La richiesta viene accodata ad eventuali altre richieste pervenute e successivamente eseguita.

Per verificarne lo stato possiamo utilizzare il cmdlet Get-MailboxExportRequest che ci restituirà l'elenco e lo stato (queued, failed, completed) di tutte le richieste di esportazione. Per verificare solo lo stato della nostra richiesta possiamo utilizzare il parametro Name indicando il nome assegnato precedentemente tramite New-MailboxExportRequest:

Get-MailboxExportRequest -Name <nome_richiesta>

ad es.
Get-MailboxExportRequest -Name GiovanniLubrano
oppure
Get-MailboxExportRequest -Name GiovanniLubrano |fl
per visualizzare maggiori dettagli.

Outlook: Convertire PST da ANSI a UNICODE

A partire da Outlook 2003 Microsoft ha introdotto un nuovo formato di file per la memorizzazione dei messaggi di posta. 
Le versioni precedenti di Outlook utilizzavano il formato ANSI il quale poteva raggiungere una dimensione massima di 2 GB e aveva una limitazione di 65.000 elementi memorizzabili per ogni cartella, tuttavia, se il file PST ANSI veniva creato con versioni molto vecchie di Outlook, il limite di elementi memorizzabili per ogni cartella era di 16.000.

Il nuovo formato introdotto e utilizzato ancora oggi, invece, è di tipo UNICODE e consente al file .PST di raggiungere una dimensione di 20GB (50GB con file PST creati da Outlook 2010/2013) senza alcun limite per quanto riguarda gli elementi memorizzabili per ciascuna cartella.

Il formato ANSI è l'unico formato supportato dalle versioni di Outlook antecedenti ad Outlook 2003, mentre a partire da tale versione è possibile utilizzare entrambi i formati.
Nonostante sia per molti consigliabile passare al nuovo formato, Microsoft non fornisce alcuna utility per aggiornare i vecchi file PST al nuovo formato, tuttavia è possibile procedere ad una conversione sfruttando gli strumenti che si hanno a disposizione.

Per la conversione di un file PST da ANSI a UNICODE è possibile procedere con uno dei seguenti metodi:
- Importazione;
- Spostamento manuale;
- Archiviazione;
- Utility di terze parti.

METODO 1: Importazione
É possibile importare un vecchio PST ANSI in un nuovo PST UNICODE attraverso Outlook.
Questo metodo non fa altro che effettuare una copia degli elementi da un file PST ANSI ad un file PST UNICODE già presente in Outlook. I dati del file PST di origine non vengono eliminati, ma la data di modifica di ogni elemento viene sostituita con la data dell'importazione.

Ecco come procedere in Outlook 2010/2013:

• Creare un profilo in Outlook e quindi una propria cartella personale (di default viene creato un file PST UNICODE);
• Dal menu File, selezionare Apri quindi Importa per avviare la procedura guidata relativa all'importazione;
• Nella finestra di dialogo selezionare Importa dati da altri programmi o file;
• Selezionare File delle cartelle personali (.pst) come tipo di file da importare
• Indicare il file PST (ANSI) che si desidera importare;
• Nella finestra Importa file di dati di Outlook specificare selezionare le cartelle che si intende importare dal file ANSI, se si intende importare anche le sottocartelle e, alla voce Importa gli elementi nella stessa cartella in indicare se si intende importare il contenuto sulla casella di posta personale oppure nel nuovo file PST UNICODE creato precedentemente

FIG 1 - Importa file di dati di Outlook

L'operazione potrebbe richiedere anche molti minuti a seconda della grandezza del file che si sta importando.


METODO 2: Spostamento manuale

Questo metodo è più lento del precedente ma più adatto all'importazione di PST con poche cartelle, anche se non presenta problemi con un grande numero di sottocartelle se spostate tutte insieme.

E' un buon metodo da utilizzare quando viene usato con un nuovo profilo di Outlook, ad esempio quando si importa su una nuova installazione.

Il metodo prevede di agganciare entrambi i files PST (il vecchio Ansi ed il nuovo PST) allo stesso profilo di Outlook, permettendo quindi una operazione manuale di copia o trasferimento.

Metodo 3: Archiviazione

Questo metodo è più adatto nei casi di aggiornamento da versione precedente di Outlook e riutilizzo dello stesso profilo di Outlook. E' altamente raccomandato fare una copia di sicurezza del file PST ANSI prima di spostare i messaggi utilizzando questo metodo.

Questo metodo consiste nel partire da un file PST ANSI già presente nel profilo di Outlook e di effettuare una esportazione verso un file PST UNICODE sfruttando la funzionalità di archiviazione.

• Creare un nuovo file PST di tipo UNICODE.
• Verificare ed impostare le opzioni della funzione di archiviazione, attraverso il comando File -> Strumenti di pulizia -> Archivio.... Comparirà una finestra di dialogo.
• Dalla finestra di dialogo, opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle:, selezionare il file PST ANSI.
• Nel campo Archivia elementi antecedenti: impostare una data futura (ad es. del giorno successivo a quello in cui si esegue l'operazione).
• Abilitare l'opzione Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata.
• Nel campo File archivio: indicare il nuovo file PST UNICODE creato al punto 1.
• Confermare la finestra di dialogo ed attendere che Outlook effettui un'archiviazione degli elementi dal file PST ANSI al file PST UNICODE. I messaggi verranno fisicamente spostati dal vecchio al nuovo file.
• Rimuovere il vecchio file PST Ansi dal profilo di Outlook.

Metodo 4: Utility di terze parti

Esistono diversi strumenti di terze parti che consentono di convertire un file PST da ANSI a UNICODE. Uno di questi è Upstart di Pete Maclean (www.maclean.com).

Upstart (UNICODE PST ARTificier) è in grado di convertire un file PST ANSI in formato UNICODE. Upstart crea un nuovo file PST UNICODE che è effettivamente una copia, cartella per cartella, di un file PST Ansi, evitando di modificare il file di origine. Permette di specificare tutte le opzioni di criptazione disponibili per il PST UNICODE. Non è richiesta installazione.

Nota: se compariamo due files PST, ANSI ed UNICODE, a parità di contenuti si può rilevare che la dimensione fisica del file UNICODE è maggiore rispetto a quella del file ANSI. Questo perché il formato UNICODE utilizza due bytes per ogni carattere, a differenza del formato ANSI che ne prevede uno solamente; un messaggio in formato UNICODE occupa quindi più spazio dello stesso messaggio rappresentato in formato ANSI. Siccome il contenuto di un file PST viene in qualche modo compresso ed ottimizzato, la dimensione del file PST UNICODE non sarà il doppio dello spazio del file Ansi.

Tenere quindi in considerazione questo fattore quando viene effettuata la conversione di un file PST. In linea generale possiamo ipotizzare che il nuovo file PST UNICODE possa avere una grandezza di circa una volta e mezza quella del file ANSI, anche se poi dipende realmente dal contenuto degli elementi convertiti

Outlook: Modificare i criteri di archiviazione degli elementi in Outlook

I criteri utilizzati dall'archiviazione automatica di outlook variano a seconda del tipo di elemento da archiviare:

Messaggio di posta elettronica
il messaggio di posta elettronica viene archiviato in base alla data di ricezione o di ultima modifica, a seconda di quale è successiva.

Elementi del calendario
L'elemento del calendario (appuntamento, evento o riunione programmata) viene archiviato in base alla data di ultima modifica o la data effettiva dell'appuntamento, a seconda di quale è successiva.

Attività
Le attività vengono archiviate in base alla data di completamento o dell'ultima modifica , a seconda di quale è successiva. Le Attività non contrassegnate come completate non vengono archiviate mentre le attività assegnate ad altri utenti sono archiviate solo se lo stato è completato.

Note
Le note vengono archiviate in base alla data di ultima modifica.

Voce di diario
Le voci presenti nel diario vengono archiviate in base alla data  in cui vengono create o dell'ultima modifica, a seconda di quale è successiva.

Contatti
I Contatti non vengono archiviati dall'archiviazione automatica.

É possibile modificare il modo in cui l'archiviazione automatica archivia gli elementi andando a modificare una chiave di registro.

Per Outlook 2013 creare un valore DWORD con valore 1 e nominarlo ArchiveIgnoreLastModifiedTime all'interno della chiave
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

DWORD Value: ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Value data: 1

Per le versioni precedenti di outlook la chiave è la stessa, basta sostituire il numero della versione con quella effettivamente installata:
Outlook 2010 
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
Outlook 2007
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences 


Dopo aver creato e configurarto il valore del Registro di sistema ArchiveIgnoreLastModifiedTime , Outlook archivierà gli elementi nel seguente modo:

Messaggio di posta elettronica
I messaggi di posta elettronica vengono archiviate in base alla data di ricezione.

Elementi del calendario
Gli elementi del calendario vengono archiviate in base alla data effettiva programmata per un appuntamento, un evento o una riunione.

Attività
Le attività vengono archiviate in base alla data di completamento.

Note
Le note vengono archiviare in base alla data dell'ultima modifica.

Voce di diario
Le voci del diario vengono archiviate in base alla data di creazione.

Contatti 
Non archiviati.

Recuperare elementi di posta cancellati da file PST

Nel caso in cui abbiate cancellato innavvertitamente e in modo permanente (SHIFT+CANC) alcuni elementi di posta importanti o svuotato la cartella Posta eliminata all'interno di un file PST sappiate che c'è ancora una possibilità per recuperarli.

Un file PST è un database. Gli elementi di posta non sono altro che record del database in cui è presente un indice contenente i puntatori a ciascun elemento. Quando viene svuotata la cartella Posta eliminata o vengono eliminati definitivamente elementi di posta all'interno del file PST, viene semplicemente eliminato il relativo puntatore presente all'interno dell'indice e l'elemento viene contrassegnato come whitespace (spazio bianco/vuoto). Gli elementi cancellati sono ancora presenti all'interno del database (ecco perché le dimensioni di un file PST non si riducono quando cancellate gli elementi contenuti) ma sono irraggiungibili, pertanto non visualizzabili, in quanto Outlook non conosce la loro posizione. Quando si effettua la compattazione del file PST, gli elementi cancellati vengono effettivamente eliminati riducendo le dimensioni del file. Generalmente quando la percentuale dei whitespace all'interno di un file PST raggiunge la percentuale del 20%, Outlook inizia la compattazione del file. Per recuperare gli elementi cancellati è necessario forzare la creazione dell'indice del file PST attraverso la corruzione del file. In pratica andremo a corrompere volutamente l'indice presente all'interno del file PST tramite un editor esadecimale dopodiché ne forziamo la ricostruzione tramite il tool SCANPST fornito con il pacchetto office.

Per recuperare gli elementi eliminati da un file PST procediamo nel seguente modo:

• Chiudere Outlook (nel caso il file pst sia ancora connesso al client di posta);
• Effettuare una copia di backup del file PST originale;
• Procurarsi un editor esadecimale. Nel mio caso ho utilizzato la versione portable di HxD (è possibile scaricarlo da http://mh-nexus.de/en/downloads.php?product=HxD) che, oltre ad essere stato tradotto in moltissime lingue tra cui l'italiano, è anche free.
• Avviare l'editor esadecimale ed aprire il file PST contenente gli elementi da recuperare;
• A partire dalla posizione 07 alla 13 sostituire i valori con 20 (spazio) come mostrato nelle seguenti figure;

Fig. 1 Editor Esadecimale: cifre esadecimale da modificare

Fig. 2 Editor Esadecimale: cifre esadecimali modificate

• Una volta terminata l'operazione, salvare il file. A questo punto  è necessario procedere alla riparazione del file tramite SCANPST. Il percorso del tool varia a seconda della versione di office e del sistema operativo (se a 32 o 64bit) installato. Di solito questi sono i percorsi dove si trova SCANPST:

Outlook 2013
Windows 32-bit e Office 32-bit C:\Programmi\Microsoft Office\Office15
Windows 64-bit e Office 32-bit C:\Programmi(x86)\Microsoft Office\Office15
Windows 64-bit e Office 64-bit C:\Programmi\Microsoft Office\Office15

Outlook 2010
Windows 32-bit e Office 32-bit C:\Programmi\Microsoft Office\Office14
Windows 64-bit e Office 32-bit C:\Programmi(x86)\Microsoft Office\Office14
Windows 64-bit e Office 64-bit C:\Programmi\Microsoft Office\Office14

Outlook 2007
Windows 32-bit C:\Programmi\Microsoft Office\Office12
Windows 64-bit C:\Programmi (x86)\Microsoft Office\Office12

Outlook 2003
Windows 32-bit  C:\Programmi\Common Files\System\MSMAPI\<locale ID>
Windows 64-bit  C:\Programmi (x86)\Common Files\System\MSMAPI\<locale ID>

Outlook 2002/XP
C:\Programmi\Common Files\System\MAPI\<locale ID>\scanpst.exe

Outlook 2000
C:\Programmi\Common Files\System\MAPI\<locale ID>\NT\scanpst.exe

Outlook 97 / Outlook 98
C:\Programmi\Common Files\Windows Messaging\scanpst.exe


dove <locale ID> è un numero che identifica la lingua di office.

Una volta avviato SCANPST dobbiamo indicare il file che vogliamo analizzare utilizzando il tasto Sfoglia, quindi avviamo l'analisi tramite il tasto Avvia.

Fig. 3 SCANPST

L'analisi di file di grandi dimensioni e altamente compromessi potrebbe richiedere anche delle ore. Dopo le 8 fasi di analisi del file, SCANPST visualizza un resoconto sul numero di cartelle e elementi trovati inoltre viene chiesto all'utente se effettuare una copia di backup del file prima di procedere alla riparazione. Il file di backup non è altro che una copia del file pst a cui viene cambiata l'estensione in .bak. Se abbiamo effettuato la copia di backup precedentemente, possiamo togliere la spunta alla relativa opzione e proseguire cliccando su Correggi.

Fig. 4 SCANPST richiesta di backup

Al termine verrà visualizzato un messaggio di operazione conclusa, viene generato un file di log e aprendo il file pst tramite outlook dovremmo trovare tutti gli elementi che erano stati cancellati dal file pst.

Sbloccare file PST di Outlook protetti da password: PstPassword

Eccoci a parlare di uno dei tanti utili tool sviluppato da NirSoft: PstPassword.

Spesso mi capita di avere a che fare con clienti che impostano la password alle loro cartelle personali in Outlook. Tutto fila liscio fino a quando Outlook “ricorda” la password inserita ma quando l’utente cerca di aprire il file PST da un’altra postazione o dopo aver reinstallato il sistema ecco che cominciano i guai. Ovviamente l’utente non ricorda la password inserita e anzi, nega spudoratamente di aver protetto il file attribuendo la colpa a Microsoft. In questi casi ci viene in soccorso una piccola utility free sviluppata da NirSoft dal nome PstPassword. È possibile scaricare l’utility da www.nirsoft.net/utils/pst_password.html.

Esistono due versioni: una che permette l’installazione sul sistema mentre l’altra non richiede alcuna installazione ed  è composta da un file .zip con all’interno il file eseguibile e il file di help. Personalmente preferisco sempre le versioni che non si installano, che lasciano meno “residui” sul sistema e che possono essere eseguite anche se l’utente non dispone dei privilegi per installare applicazioni. 

ATTENZIONE: alcuni antivirus potrebbero riconoscere questo tool come un malware. In questi casi conviene staccarsi, per sicurezza, dalla rete e disattivare momentaneamente l’antivirus fino a quando non abbiamo finito di lavorare con il nostro tool.

Una volta avviata l’applicazione appare una finestra con l’elenco dei file PST agganciati in Outlook con indicate le relative password. Nel caso in cui il file PST non fosse in elenco possiamo selezionarlo tramite il menu File->Select PST File  (oppure premendo F7). Le password indicate non sono quelle impostate dall’utente: il tool, in pratica, ci indica altre password con cui è possibile aprire ugualmente il file PST. Ciò sta ad indicare che il sistema di protezione dei file PST non è poi così efficace. Aperto il file PST tramite Outlook, con una delle password indicate da Pstpassword, possiamo eliminare la protezione o impostare una nuova password sperando che questa volta l’utente se la ricordi.

That’s all!

FIG. 1 PstPassword