Outlook Quick Tip: Copiare la struttura di cartelle e sottocartelle presenti in un file PST all'interno di un altro file

In ambiente di lavoro potremmo avere la necessità di creare un nuovo file archivio (.PST) con la stessa struttura di cartelle/sottocartelle presente in un altro file.
Outlook non permette di copiare solo la struttura delle cartelle escludendo le email in queste contenute tuttavia, con un piccolo trucco, possiamo raggiungere il nostro obiettivo.

Vediamo come fare in Outlook 2016 e versioni precedenti.

• Avviare Outlook e assicurarsi che il file PST da utilizzare come modello sia connesso;
• Dal menu File selezionare Informazioni;
• Cliccare sul pulsante  Strumenti (Strumenti pulizia per Outlook 2013 e antecedenti) quindi selezionare Pulisci vecchi elementi... (Archivio in Outlook 2013 e antecedenti);
  

  

  FIG 1 - Outlook, Pulisci vecchi elementi...

• Nella nuova finestra selezionare l'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e, nel riquadro sottostante, selezionare il file PST da utilizzare come modello;
• In Archivia elementi antecedenti inseriamo una data sicuramente antecedente alla prima email archiviata nel file (ad es. 01/01/1995);
• In File archivio impostare il percorso e il nome del nuovo file che si intende creare (o selezionare un file PST su cui si intende copiare la struttura), quindi cliccare su OK e attendere il termine dell'operazione.
  
  

  

  FIG 2 - Outlook, archiviazione elementi

A questo punto avremo il nostro file con la stessa struttura di quello esistente ma privo di email.

MFCMAPI: Spostare una cartella speciale (Posta in arrivo, Posta indesiderata, Posta eliminata ecc)

In alcuni casi mi è capitato, a causa di anomalie sulla casella di posta, che cartelle speciali e predefinite (come Posta indesiderata, Posta eliminata, Posta in arrivo, ecc) fossero state spostate all'interno di altre cartelle. Provando a spostare nella posizione corretta tali cartelle tramite outlook si riceve il messaggio Impossibile spostare gli elementi. Impossibile spostare le cartelle speciali e predefinite, ad esempio Posta in arrivo, Contatti, Calendario, Attività e Soluzioni.

FIG. 1 Impossibile spostare gli elementi

Come fare per riportare la cartella nella posizione standard?
La soluzione è tramite MFCMAPI. Microsoft Foundation Class MAPI (MFCMAPI) è un tool molto utilizzato per identificare/risolvere problemi in Outlook e su caselle di posta in Exchange. Il tool può essere scaricato gratuitamente da http://mfcmapi.codeplex.com/ e non richiede installazione.
Per spostare le cartelle speciali procedere nel seguente modo:

1. Assicurarsi che Outlook sia configurato in cached mode, quindi chiudere il client di posta;
2. Avviare MFCMAPI sul client dell'utente che presenta il problema;
3. Dal menu Session selezionare Logon e, nel caso si disponga di più profili di Outlook, indicare il profilo che si intende caricare;
   

   

   FIG. 2 MFCMAPI

4. Cliccare 2 volte sulla casella di posta, espandere la voce Radice - Cassetta postale;
5. Espandere la cartella IPM_SUBTREE
6. Localizzare la cartella che si intende spostare, cliccarci su con il tasto destro e selezionare Copy dal menu contestuale;
7. Selezionare la cartella IPM_SUBTREE quindi cliccarci su con il tasto destro del mouse e selezionare Paste;
8. Nella finestra successiva viene chiesto se si vuole copiare solo il contenuto della cartella. Non selezionare nulla e cliccare su OK;
   

   

   FIG. 3 MFCMAPI Paste folder contents only

9. Selezionare l'opzione Move folder instead of copy e Copy Subfolders quindi cliccare su OK

FIG. 4 MFCMAPI Copy Subfolders, Move folder instead of copy