Outlook Quick Tip: Copiare la struttura di cartelle e sottocartelle presenti in un file PST all'interno di un altro file

In ambiente di lavoro potremmo avere la necessità di creare un nuovo file archivio (.PST) con la stessa struttura di cartelle/sottocartelle presente in un altro file.
Outlook non permette di copiare solo la struttura delle cartelle escludendo le email in queste contenute tuttavia, con un piccolo trucco, possiamo raggiungere il nostro obiettivo.

Vediamo come fare in Outlook 2016 e versioni precedenti.

• Avviare Outlook e assicurarsi che il file PST da utilizzare come modello sia connesso;
• Dal menu File selezionare Informazioni;
• Cliccare sul pulsante  Strumenti (Strumenti pulizia per Outlook 2013 e antecedenti) quindi selezionare Pulisci vecchi elementi... (Archivio in Outlook 2013 e antecedenti);
  

  

  FIG 1 - Outlook, Pulisci vecchi elementi...

• Nella nuova finestra selezionare l'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e, nel riquadro sottostante, selezionare il file PST da utilizzare come modello;
• In Archivia elementi antecedenti inseriamo una data sicuramente antecedente alla prima email archiviata nel file (ad es. 01/01/1995);
• In File archivio impostare il percorso e il nome del nuovo file che si intende creare (o selezionare un file PST su cui si intende copiare la struttura), quindi cliccare su OK e attendere il termine dell'operazione.
  
  

  

  FIG 2 - Outlook, archiviazione elementi

A questo punto avremo il nostro file con la stessa struttura di quello esistente ma privo di email.

Outlook: Modificare i criteri di archiviazione degli elementi in Outlook

I criteri utilizzati dall'archiviazione automatica di outlook variano a seconda del tipo di elemento da archiviare:

Messaggio di posta elettronica
il messaggio di posta elettronica viene archiviato in base alla data di ricezione o di ultima modifica, a seconda di quale è successiva.

Elementi del calendario
L'elemento del calendario (appuntamento, evento o riunione programmata) viene archiviato in base alla data di ultima modifica o la data effettiva dell'appuntamento, a seconda di quale è successiva.

Attività
Le attività vengono archiviate in base alla data di completamento o dell'ultima modifica , a seconda di quale è successiva. Le Attività non contrassegnate come completate non vengono archiviate mentre le attività assegnate ad altri utenti sono archiviate solo se lo stato è completato.

Note
Le note vengono archiviate in base alla data di ultima modifica.

Voce di diario
Le voci presenti nel diario vengono archiviate in base alla data  in cui vengono create o dell'ultima modifica, a seconda di quale è successiva.

Contatti
I Contatti non vengono archiviati dall'archiviazione automatica.

É possibile modificare il modo in cui l'archiviazione automatica archivia gli elementi andando a modificare una chiave di registro.

Per Outlook 2013 creare un valore DWORD con valore 1 e nominarlo ArchiveIgnoreLastModifiedTime all'interno della chiave
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

DWORD Value: ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Value data: 1

Per le versioni precedenti di outlook la chiave è la stessa, basta sostituire il numero della versione con quella effettivamente installata:
Outlook 2010 
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
Outlook 2007
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences 


Dopo aver creato e configurarto il valore del Registro di sistema ArchiveIgnoreLastModifiedTime , Outlook archivierà gli elementi nel seguente modo:

Messaggio di posta elettronica
I messaggi di posta elettronica vengono archiviate in base alla data di ricezione.

Elementi del calendario
Gli elementi del calendario vengono archiviate in base alla data effettiva programmata per un appuntamento, un evento o una riunione.

Attività
Le attività vengono archiviate in base alla data di completamento.

Note
Le note vengono archiviare in base alla data dell'ultima modifica.

Voce di diario
Le voci del diario vengono archiviate in base alla data di creazione.

Contatti 
Non archiviati.