martedì 3 gennaio 2017

Outlook Quick Tip: Copiare la struttura di cartelle e sottocartelle presenti in un file PST all'interno di un altro file

In ambiente di lavoro potremmo avere la necessità di creare un nuovo file archivio (.PST) con la stessa struttura di cartelle/sottocartelle presente in un altro file.
Outlook non permette di copiare solo la struttura delle cartelle escludendo le email in queste contenute tuttavia, con un piccolo trucco, possiamo raggiungere il nostro obiettivo.

Vediamo come fare in Outlook 2016 e versioni precedenti.
  • Avviare Outlook e assicurarsi che il file PST da utilizzare come modello sia connesso;
  • Dal menu File selezionare Informazioni;
  • Cliccare sul pulsante  Strumenti (Strumenti pulizia per Outlook 2013 e antecedenti) quindi selezionare Pulisci vecchi elementi... (Archivio in Outlook 2013 e antecedenti);
    Outlook, Pulisci vecchi elementi...
    FIG 1 - Outlook, Pulisci vecchi elementi...
  • Nella nuova finestra selezionare l'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e, nel riquadro sottostante, selezionare il file PST da utilizzare come modello;
  • In Archivia elementi antecedenti inseriamo una data sicuramente antecedente alla prima email archiviata nel file (ad es. 01/01/1995);
  • In File archivio impostare il percorso e il nome del nuovo file che si intende creare (o selezionare un file PST su cui si intende copiare la struttura), quindi cliccare su OK e attendere il termine dell'operazione.

    Outlook, archiviazione elementi
    FIG 2 - Outlook, archiviazione elementi

A questo punto avremo il nostro file con la stessa struttura di quello esistente ma privo di email.




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