Outlook Quick Tip: Copiare la struttura di cartelle e sottocartelle presenti in un file PST all'interno di un altro file

In ambiente di lavoro potremmo avere la necessità di creare un nuovo file archivio (.PST) con la stessa struttura di cartelle/sottocartelle presente in un altro file.
Outlook non permette di copiare solo la struttura delle cartelle escludendo le email in queste contenute tuttavia, con un piccolo trucco, possiamo raggiungere il nostro obiettivo.

Vediamo come fare in Outlook 2016 e versioni precedenti.

• Avviare Outlook e assicurarsi che il file PST da utilizzare come modello sia connesso;
• Dal menu File selezionare Informazioni;
• Cliccare sul pulsante  Strumenti (Strumenti pulizia per Outlook 2013 e antecedenti) quindi selezionare Pulisci vecchi elementi... (Archivio in Outlook 2013 e antecedenti);
  

  

  FIG 1 - Outlook, Pulisci vecchi elementi...

• Nella nuova finestra selezionare l'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e, nel riquadro sottostante, selezionare il file PST da utilizzare come modello;
• In Archivia elementi antecedenti inseriamo una data sicuramente antecedente alla prima email archiviata nel file (ad es. 01/01/1995);
• In File archivio impostare il percorso e il nome del nuovo file che si intende creare (o selezionare un file PST su cui si intende copiare la struttura), quindi cliccare su OK e attendere il termine dell'operazione.
  
  

  

  FIG 2 - Outlook, archiviazione elementi

A questo punto avremo il nostro file con la stessa struttura di quello esistente ma privo di email.

Outlook: Convertire PST da ANSI a UNICODE

A partire da Outlook 2003 Microsoft ha introdotto un nuovo formato di file per la memorizzazione dei messaggi di posta. 
Le versioni precedenti di Outlook utilizzavano il formato ANSI il quale poteva raggiungere una dimensione massima di 2 GB e aveva una limitazione di 65.000 elementi memorizzabili per ogni cartella, tuttavia, se il file PST ANSI veniva creato con versioni molto vecchie di Outlook, il limite di elementi memorizzabili per ogni cartella era di 16.000.

Il nuovo formato introdotto e utilizzato ancora oggi, invece, è di tipo UNICODE e consente al file .PST di raggiungere una dimensione di 20GB (50GB con file PST creati da Outlook 2010/2013) senza alcun limite per quanto riguarda gli elementi memorizzabili per ciascuna cartella.

Il formato ANSI è l'unico formato supportato dalle versioni di Outlook antecedenti ad Outlook 2003, mentre a partire da tale versione è possibile utilizzare entrambi i formati.
Nonostante sia per molti consigliabile passare al nuovo formato, Microsoft non fornisce alcuna utility per aggiornare i vecchi file PST al nuovo formato, tuttavia è possibile procedere ad una conversione sfruttando gli strumenti che si hanno a disposizione.

Per la conversione di un file PST da ANSI a UNICODE è possibile procedere con uno dei seguenti metodi:
- Importazione;
- Spostamento manuale;
- Archiviazione;
- Utility di terze parti.

METODO 1: Importazione
É possibile importare un vecchio PST ANSI in un nuovo PST UNICODE attraverso Outlook.
Questo metodo non fa altro che effettuare una copia degli elementi da un file PST ANSI ad un file PST UNICODE già presente in Outlook. I dati del file PST di origine non vengono eliminati, ma la data di modifica di ogni elemento viene sostituita con la data dell'importazione.

Ecco come procedere in Outlook 2010/2013:

• Creare un profilo in Outlook e quindi una propria cartella personale (di default viene creato un file PST UNICODE);
• Dal menu File, selezionare Apri quindi Importa per avviare la procedura guidata relativa all'importazione;
• Nella finestra di dialogo selezionare Importa dati da altri programmi o file;
• Selezionare File delle cartelle personali (.pst) come tipo di file da importare
• Indicare il file PST (ANSI) che si desidera importare;
• Nella finestra Importa file di dati di Outlook specificare selezionare le cartelle che si intende importare dal file ANSI, se si intende importare anche le sottocartelle e, alla voce Importa gli elementi nella stessa cartella in indicare se si intende importare il contenuto sulla casella di posta personale oppure nel nuovo file PST UNICODE creato precedentemente

FIG 1 - Importa file di dati di Outlook

L'operazione potrebbe richiedere anche molti minuti a seconda della grandezza del file che si sta importando.


METODO 2: Spostamento manuale

Questo metodo è più lento del precedente ma più adatto all'importazione di PST con poche cartelle, anche se non presenta problemi con un grande numero di sottocartelle se spostate tutte insieme.

E' un buon metodo da utilizzare quando viene usato con un nuovo profilo di Outlook, ad esempio quando si importa su una nuova installazione.

Il metodo prevede di agganciare entrambi i files PST (il vecchio Ansi ed il nuovo PST) allo stesso profilo di Outlook, permettendo quindi una operazione manuale di copia o trasferimento.

Metodo 3: Archiviazione

Questo metodo è più adatto nei casi di aggiornamento da versione precedente di Outlook e riutilizzo dello stesso profilo di Outlook. E' altamente raccomandato fare una copia di sicurezza del file PST ANSI prima di spostare i messaggi utilizzando questo metodo.

Questo metodo consiste nel partire da un file PST ANSI già presente nel profilo di Outlook e di effettuare una esportazione verso un file PST UNICODE sfruttando la funzionalità di archiviazione.

• Creare un nuovo file PST di tipo UNICODE.
• Verificare ed impostare le opzioni della funzione di archiviazione, attraverso il comando File -> Strumenti di pulizia -> Archivio.... Comparirà una finestra di dialogo.
• Dalla finestra di dialogo, opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle:, selezionare il file PST ANSI.
• Nel campo Archivia elementi antecedenti: impostare una data futura (ad es. del giorno successivo a quello in cui si esegue l'operazione).
• Abilitare l'opzione Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata.
• Nel campo File archivio: indicare il nuovo file PST UNICODE creato al punto 1.
• Confermare la finestra di dialogo ed attendere che Outlook effettui un'archiviazione degli elementi dal file PST ANSI al file PST UNICODE. I messaggi verranno fisicamente spostati dal vecchio al nuovo file.
• Rimuovere il vecchio file PST Ansi dal profilo di Outlook.

Metodo 4: Utility di terze parti

Esistono diversi strumenti di terze parti che consentono di convertire un file PST da ANSI a UNICODE. Uno di questi è Upstart di Pete Maclean (www.maclean.com).

Upstart (UNICODE PST ARTificier) è in grado di convertire un file PST ANSI in formato UNICODE. Upstart crea un nuovo file PST UNICODE che è effettivamente una copia, cartella per cartella, di un file PST Ansi, evitando di modificare il file di origine. Permette di specificare tutte le opzioni di criptazione disponibili per il PST UNICODE. Non è richiesta installazione.

Nota: se compariamo due files PST, ANSI ed UNICODE, a parità di contenuti si può rilevare che la dimensione fisica del file UNICODE è maggiore rispetto a quella del file ANSI. Questo perché il formato UNICODE utilizza due bytes per ogni carattere, a differenza del formato ANSI che ne prevede uno solamente; un messaggio in formato UNICODE occupa quindi più spazio dello stesso messaggio rappresentato in formato ANSI. Siccome il contenuto di un file PST viene in qualche modo compresso ed ottimizzato, la dimensione del file PST UNICODE non sarà il doppio dello spazio del file Ansi.

Tenere quindi in considerazione questo fattore quando viene effettuata la conversione di un file PST. In linea generale possiamo ipotizzare che il nuovo file PST UNICODE possa avere una grandezza di circa una volta e mezza quella del file ANSI, anche se poi dipende realmente dal contenuto degli elementi convertiti