Outlook Quick Tip: Eseguire backup delle firme

Una volta creata la nostra firma in Outlook potremmo effettuare una copia di backup in modo tale da poterla impostare su una nuova postazione o conservarla nel caso di reinstallazione del Sistema Operativo.
L'operazione è molto semplice basta copiare tutti i file contenuti all'interno della cartella Signatures. Per ripristinare la firma basta ricopiare i file all'interno della stessa cartella.
Di default la cartella Signatures si trova nei seguenti percorsi

Windows XP
%userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures
(ad es. C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures)

Windows Vista, Windows 7, Windows 8 e Windows 8.1
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
(ad es. C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures)

Un modo veloce per accedere alla cartella contenente le firme consiste nell'eseguire i seguenti passaggi in Outlook 2010/2013:
- Aprire Outlook e dal menu File selezionare Opzioni;
- Posizionarsi nella sezione Posta;
- Cliccare sul pulsante Firme tenendo premuto il tasto CTRL

FIG 1 - Firme

All'interno della cartella Signatures 3 file e una cartella:

<nome_firma>.htm
Questo file è utilizzato quando viene creato un messaggio in formato HTML
<nome_firma>.rtf
Questo file è utilizzato quando viene creato un messaggio in formato RTF
<nome_firma>.txt
Questo file è utilizzato quando viene creato un messaggio in formato solo testo
<nome_firma>_files
Questa cartella è utilizzata da Outlook 2007, Outlook 2010 e Outlook 2010 per memorizzare ulteriori file utilizzati dalla firma come per la formattazione, immagini e business cards (file VCF)

Outlook Quick Tip: Abilitare l'icona della campana nel calendario per gli appuntamenti/riunioni con promemoria

In Outlook 2010 e Outlook 2013 Microsoft ha disabilitato la visualizzazione dell'icona della campana all'interno del calendario per gli appuntamenti e riunioni con promemoria.
Microsoft ha disabilitato l'icona per rendere più "pulita" la visualizzazione dell'appuntamento. Per ripristinare l'icona della campanella all'interno del calendario è possibile procedere nel seguente modo:

Da Outlook cliccare su File quindi su Opzioni;
Selezionare la voce Calendario;
Selezionare l'opzione Mostra icona della campana nel calendario per gli appuntamenti e le riunioni con promemoria e confermare su OK.

FIG 1 - Mostra icona della campana nel calendario per gli appuntamenti e le riunioni con promemoria

A questo punto l'icona della campana all'interno del calendario sarà nuovamente visibile.

FIG 2 - Icona campana nel calendario

Outlook: Convertire PST da ANSI a UNICODE

A partire da Outlook 2003 Microsoft ha introdotto un nuovo formato di file per la memorizzazione dei messaggi di posta. 
Le versioni precedenti di Outlook utilizzavano il formato ANSI il quale poteva raggiungere una dimensione massima di 2 GB e aveva una limitazione di 65.000 elementi memorizzabili per ogni cartella, tuttavia, se il file PST ANSI veniva creato con versioni molto vecchie di Outlook, il limite di elementi memorizzabili per ogni cartella era di 16.000.

Il nuovo formato introdotto e utilizzato ancora oggi, invece, è di tipo UNICODE e consente al file .PST di raggiungere una dimensione di 20GB (50GB con file PST creati da Outlook 2010/2013) senza alcun limite per quanto riguarda gli elementi memorizzabili per ciascuna cartella.

Il formato ANSI è l'unico formato supportato dalle versioni di Outlook antecedenti ad Outlook 2003, mentre a partire da tale versione è possibile utilizzare entrambi i formati.
Nonostante sia per molti consigliabile passare al nuovo formato, Microsoft non fornisce alcuna utility per aggiornare i vecchi file PST al nuovo formato, tuttavia è possibile procedere ad una conversione sfruttando gli strumenti che si hanno a disposizione.

Per la conversione di un file PST da ANSI a UNICODE è possibile procedere con uno dei seguenti metodi:
- Importazione;
- Spostamento manuale;
- Archiviazione;
- Utility di terze parti.

METODO 1: Importazione
É possibile importare un vecchio PST ANSI in un nuovo PST UNICODE attraverso Outlook.
Questo metodo non fa altro che effettuare una copia degli elementi da un file PST ANSI ad un file PST UNICODE già presente in Outlook. I dati del file PST di origine non vengono eliminati, ma la data di modifica di ogni elemento viene sostituita con la data dell'importazione.

Ecco come procedere in Outlook 2010/2013:

• Creare un profilo in Outlook e quindi una propria cartella personale (di default viene creato un file PST UNICODE);
• Dal menu File, selezionare Apri quindi Importa per avviare la procedura guidata relativa all'importazione;
• Nella finestra di dialogo selezionare Importa dati da altri programmi o file;
• Selezionare File delle cartelle personali (.pst) come tipo di file da importare
• Indicare il file PST (ANSI) che si desidera importare;
• Nella finestra Importa file di dati di Outlook specificare selezionare le cartelle che si intende importare dal file ANSI, se si intende importare anche le sottocartelle e, alla voce Importa gli elementi nella stessa cartella in indicare se si intende importare il contenuto sulla casella di posta personale oppure nel nuovo file PST UNICODE creato precedentemente

FIG 1 - Importa file di dati di Outlook

L'operazione potrebbe richiedere anche molti minuti a seconda della grandezza del file che si sta importando.


METODO 2: Spostamento manuale

Questo metodo è più lento del precedente ma più adatto all'importazione di PST con poche cartelle, anche se non presenta problemi con un grande numero di sottocartelle se spostate tutte insieme.

E' un buon metodo da utilizzare quando viene usato con un nuovo profilo di Outlook, ad esempio quando si importa su una nuova installazione.

Il metodo prevede di agganciare entrambi i files PST (il vecchio Ansi ed il nuovo PST) allo stesso profilo di Outlook, permettendo quindi una operazione manuale di copia o trasferimento.

Metodo 3: Archiviazione

Questo metodo è più adatto nei casi di aggiornamento da versione precedente di Outlook e riutilizzo dello stesso profilo di Outlook. E' altamente raccomandato fare una copia di sicurezza del file PST ANSI prima di spostare i messaggi utilizzando questo metodo.

Questo metodo consiste nel partire da un file PST ANSI già presente nel profilo di Outlook e di effettuare una esportazione verso un file PST UNICODE sfruttando la funzionalità di archiviazione.

• Creare un nuovo file PST di tipo UNICODE.
• Verificare ed impostare le opzioni della funzione di archiviazione, attraverso il comando File -> Strumenti di pulizia -> Archivio.... Comparirà una finestra di dialogo.
• Dalla finestra di dialogo, opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle:, selezionare il file PST ANSI.
• Nel campo Archivia elementi antecedenti: impostare una data futura (ad es. del giorno successivo a quello in cui si esegue l'operazione).
• Abilitare l'opzione Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata.
• Nel campo File archivio: indicare il nuovo file PST UNICODE creato al punto 1.
• Confermare la finestra di dialogo ed attendere che Outlook effettui un'archiviazione degli elementi dal file PST ANSI al file PST UNICODE. I messaggi verranno fisicamente spostati dal vecchio al nuovo file.
• Rimuovere il vecchio file PST Ansi dal profilo di Outlook.

Metodo 4: Utility di terze parti

Esistono diversi strumenti di terze parti che consentono di convertire un file PST da ANSI a UNICODE. Uno di questi è Upstart di Pete Maclean (www.maclean.com).

Upstart (UNICODE PST ARTificier) è in grado di convertire un file PST ANSI in formato UNICODE. Upstart crea un nuovo file PST UNICODE che è effettivamente una copia, cartella per cartella, di un file PST Ansi, evitando di modificare il file di origine. Permette di specificare tutte le opzioni di criptazione disponibili per il PST UNICODE. Non è richiesta installazione.

Nota: se compariamo due files PST, ANSI ed UNICODE, a parità di contenuti si può rilevare che la dimensione fisica del file UNICODE è maggiore rispetto a quella del file ANSI. Questo perché il formato UNICODE utilizza due bytes per ogni carattere, a differenza del formato ANSI che ne prevede uno solamente; un messaggio in formato UNICODE occupa quindi più spazio dello stesso messaggio rappresentato in formato ANSI. Siccome il contenuto di un file PST viene in qualche modo compresso ed ottimizzato, la dimensione del file PST UNICODE non sarà il doppio dello spazio del file Ansi.

Tenere quindi in considerazione questo fattore quando viene effettuata la conversione di un file PST. In linea generale possiamo ipotizzare che il nuovo file PST UNICODE possa avere una grandezza di circa una volta e mezza quella del file ANSI, anche se poi dipende realmente dal contenuto degli elementi convertiti

Skype: utilizzare due account contemporaneamente

Skype non mette a disposizione nessuna opzione per utilizzare contemporaneamente 2 account sulla stessa postazione. Una soluzione a questo problema consiste nell'utilizzare l'argomento /secondary nel lanciare la seconda istanza dell'applicazione.

Vediamo nel dettaglio come aprire 2 istanze di Skype sulla stessa postazione.

Avviamo normalmente Skype con il nostro account principale.

Creiamo un collegamento sul desktop specificando, come percorso del collegamento, la seguente stringa

"C:\Program Files (x86)\Skype\Phone\Skype.exe" /secondary

nel caso sulla postazione sia installata una versione di Windows a 32bit il percorso da indicare è il seguente:

"C:\Program Files\Skype\Phone\Skype.exe" /secondary

Cliccando sul collegamento viene avviata una seconda istanza di Skype in cui potremmo utilizzare un altro account

Windows Quick Tip: Modalità GodMode

A partire da Windows Vista è possibile creare una cartella virtuale contenente tutte quelle funzionalità normalmente accessibili tramite le applet del Pannello di Controllo. Tale modalità di accesso alle funzionalità del sistema operativo è stata ribattezzata GodMode.

Per accedere alla modalità GodMode basta creare una cartella, in qualsiasi posizione del disco, e nominarla:
GodMode.{ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C}
La cartella assumerà l'icona del Pannello di controllo e all'interno ritroveremo tutte le funzionalità raccolte per gruppi.

É possibile utilizzare la modalità GodMode in Windows Vista, Windows 7, Windows 8 e 8.1 e anche su Windows Server 2008 e Windows Server 2012

FIG 1 - GodMode

Outlook: Richiedere una conferma di lettura per email inviate ad un indirizzo specifico

Se vogliamo richiedere una conferma di lettura per tutte le email che inviamo ad un particolare indirizzo possiamo procedere alla creazione di una regola:

• Da Outlook 2010 e Outlook 2013 cliccare sul menu File quindi su Gestisci Regole e avvisi
  
• Cliccare su Nuova Regola
  

  

  FIG 1 - Regole e Avvisi

• Selezionare Applica regola ai messaggi inviati quindi procedere cliccando su Avanti
  

  

  FIG 2 - Creazione guidata regole: Applica regola ai messaggi inviati

• Selezionare Inviato a utenti o gruppo pubblico
• Nella parte inferiore della finestra cliccare su utenti o gruppo pubblico e specificare l'indirizzo desiderato, quindi confermare cliccando su OK
  

  

  FIG 3 - Creazione guidata regole: inviato a utenti o gruppo pubblico

• Cliccare su Avanti per proseguire con la creazione della regola
• Nella finestra successiva selezionare la voce avvisa quando il messaggio è stato letto e cliccare su Avanti
  

  

  FIG 4 - Creazione guidata regole: avvisa quando il messaggio è stato letto

• Specificare eventuali eccezioni (non necessario) e cliccare su Avanti
• Assegnare un nome alla regola e assicurarsi che sia selezionata l'opzione Attiva regola quindi cliccare su Fine

FIG 5 - Creazione guidata regole: Attiva regola

Da questo momento in poi, quando inviamo un'email all'indirizzo specificato, al destinatario verrà richiesta la conferma di lettura.

MS Exchange: Risposte automatiche (Fuori Sede) tramite EMS

Le risposte automatiche (Fuori Sede) possono essere inserite facilmente dagli utenti tramite il client di posta (ad es. Outlook) oppure tramite OWA. 

Nel caso volessimo utilizzare Exchange Management Shell (EMS) per inserire o eliminare una regola fuori sede (out of office) dobbiamo servirci del cmd-let Set-MailboxAutoReplyConfiguration
Set-MailboxAutoReplyConfiguration <nome_utente> -AutoReplyState Scheduled -StartTime <data_e_ora_attivazione> -EndTime <data_e_ora_disattivazione> -ExternalMessage "Messaggio per i mittenti esterni all'organizzazione" -InternalMessage "Messaggio per i mittenti interni all'organizzazione."
I parametri StartTime e EndTime consentono di specificare la data e l'ora in cui attivare/disattivare l'invio della risposta automatica. Le date vanno espresse in modalità anglossassone (mese/giorno/anno).

ExternalMessage e InternalMessage consento di specificare il messaggio di risposta automatica desiderato rispettivamente per gli utenti esterni e interni all'organizzazione.

AutoReplyState consente di abilitare, disabilitare, schedulare la risposta automatica sulla casella. I valori accettati dal parametro sono:

• Enabled per abilitare all'istante la risposta automatica fino a quando non viene deliberatamente disattivata.
• Disabled per disabilitare la risposta automatica.
• Scheduled permette di abilitare la risposta automatica solo nell'intervallo di date specificate con StartTime e EndTime.

Ad es.
Set-MailboxAutoReplyConfiguration GLUBRANO -AutoReplyState Scheduled -StartTime "10/31/2014 07:00 AM" -EndTime "10/31/2014 11:30 pm" -ExternalMessage "Sono in ferie." -InternalMessage "Sono in ferie."
Per disattivare la risposta automatica
Set-MailboxAutoReplyConfiguration GLUBRANO -AutoReplyState Disabled