Outlook Quick Tip: Impostare la quantità di messaggi sincronizzati in locale da Outlook 2013/2016 tramite registro di sistema

A partire da Outlook 2013 al client di posta di casa Microsoft è stata aggiunta la funzionalità Sync Slider che limita (per data) il numero di email sincronizzate in locale quando si utilizzano caselle di posta Exchange o IMAP.
In Outlook 2013 tale funzionalità riguarda solo gli account di posta e non influisce sul funzionamento delle caselle aggiuntive mentre in Outlook 2016 tale impostazione agisce anche sulle caselle di posta aggiuntive impostate in modalità cache.

Per default Outlook 2013/2016 sincronizza in locale i messaggi degli ultimi 12 mesi e per visualizzare i messaggi dei mesi precedenti è necessario essere online. Per modificare tale comportamento è possibile procedere tramite le impostazioni del client di posta oppure tramite il registro di sistema.

Metodo 1: Tramite Outlook

• Dal menu File di Outlook cliccare sul pulsante Impostazioni Account;
• Dal menu che appare cliccare su Impostazioni Account;
  

  

  FIG 1 - Outlook, Impostazioni account

• Selezionare il proprio account di posta e cliccare su Cambia;
• Tramite l'apposito cursore è possibile personalizzare la finestra temporale relativa alla posta che si desidera sincronizzare in locale (offline). Il valore minimo impostabile in Outlook 2013 è di 1 mese mentre in Outlook 2016 si parte da un minimo di 3 giorni.
  

  

  FIG 2 - Outlook, Sync Slider

Metodo 2: Tramite il registro di sistema/Criteri di gruppo di Outlook

• Premere la combinazione di tasti WIN+R per aprire la finestra di dialogo Esegui e digitare regedit seguito da invio per avviare l'Editor del registro di sistema;
• Posizionarsi su
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\XX.0\outlook\cached mode 
  dove al posto di XX va specificata la versione di office (15 per Outlook 2013 e 16 per Outlook 2016). Se la chiave non è presente va creata.
• Creare un valore DWORD (32 bit), assegnargli il nome syncwindowsetting e valorizzarlo con il numero di mesi che si intende sincronizzare. I valori decimali accettati sono 0, 1, 3, 6, 12, 24. Settando il valore a 0 vengono sincronizzati tutti i messaggi.
• SOLO per Outlook 2016 è possibile specificare il valore in giorni creando un valore DWORD (32 bit) rinominandolo in syncwindowsettingdays e assegnandogli un valore decimale tra 0, 3, 7, 14. In questo caso per sincronizzare tutti i messaggi è necessario impostare entrambi i valori syncwindowsettingdays e syncwindowsetting a 0.

Le chiavi di registro viste con tale metodo possono essere create anche mediante il modello amministrativo Criteri di gruppo di Outlook (Outlk15.admx/Outlk16.admx)

Metodo 3: Tramite il registro si sistema/Strumento personalizzazione di Office

Analogamente a quanto visto nel Metodo 2 lo stesso risultato lo si ottiene creando i valori syncwindowsetting e syncwindowsettingdays (solo per Outlook 2016) all'interno della chiave di registro
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\XX.0\outlook\cached mode 
Le chiavi e i valori, in questo caso, possono essere create con lo Strumento di personalizzazione di Office.



L'impostazione non influisce sui seguenti elementi di posta: Attività, Calendario, Contatti, Diario, Note, Posta in uscita.

Outlook Quick Tip: Impostare una cartella iniziale diversa

All'apertura di MS Outlook, per default, viene visualizzata la cartella di Posta in arrivo del primo account di posta configurato. Per visualizzare all'apertura una cartella di un altro account oppure una cartella diversa rispetto alla Posta in arrivo si può agire tramite le opzioni del client di posta:

• Dal menu File di Outlook selezionare Opzioni;
• Sul pannello sinistro della finestra selezionare Avanzate;
• Sul lato destro individuare la sezione Avvio e chiusura di Outlook. Cliccando sul tasto Sfoglia... è possibile selezionare la cartella da aprire all'avvio del client di posta.

FIG 1 - Outlook, Cartella di avvio Outlook

Outlook Quick Tip: Abilitare l'icona della campana nel calendario per gli appuntamenti/riunioni con promemoria

In Outlook 2010 e Outlook 2013 Microsoft ha disabilitato la visualizzazione dell'icona della campana all'interno del calendario per gli appuntamenti e riunioni con promemoria.
Microsoft ha disabilitato l'icona per rendere più "pulita" la visualizzazione dell'appuntamento. Per ripristinare l'icona della campanella all'interno del calendario è possibile procedere nel seguente modo:

Da Outlook cliccare su File quindi su Opzioni;
Selezionare la voce Calendario;
Selezionare l'opzione Mostra icona della campana nel calendario per gli appuntamenti e le riunioni con promemoria e confermare su OK.

FIG 1 - Mostra icona della campana nel calendario per gli appuntamenti e le riunioni con promemoria

A questo punto l'icona della campana all'interno del calendario sarà nuovamente visibile.

FIG 2 - Icona campana nel calendario

Outlook: Richiedere una conferma di lettura per email inviate ad un indirizzo specifico

Se vogliamo richiedere una conferma di lettura per tutte le email che inviamo ad un particolare indirizzo possiamo procedere alla creazione di una regola:

• Da Outlook 2010 e Outlook 2013 cliccare sul menu File quindi su Gestisci Regole e avvisi
  
• Cliccare su Nuova Regola
  

  

  FIG 1 - Regole e Avvisi

• Selezionare Applica regola ai messaggi inviati quindi procedere cliccando su Avanti
  

  

  FIG 2 - Creazione guidata regole: Applica regola ai messaggi inviati

• Selezionare Inviato a utenti o gruppo pubblico
• Nella parte inferiore della finestra cliccare su utenti o gruppo pubblico e specificare l'indirizzo desiderato, quindi confermare cliccando su OK
  

  

  FIG 3 - Creazione guidata regole: inviato a utenti o gruppo pubblico

• Cliccare su Avanti per proseguire con la creazione della regola
• Nella finestra successiva selezionare la voce avvisa quando il messaggio è stato letto e cliccare su Avanti
  

  

  FIG 4 - Creazione guidata regole: avvisa quando il messaggio è stato letto

• Specificare eventuali eccezioni (non necessario) e cliccare su Avanti
• Assegnare un nome alla regola e assicurarsi che sia selezionata l'opzione Attiva regola quindi cliccare su Fine

FIG 5 - Creazione guidata regole: Attiva regola

Da questo momento in poi, quando inviamo un'email all'indirizzo specificato, al destinatario verrà richiesta la conferma di lettura.