Outlook Quick Tip: Impostare la quantità di messaggi sincronizzati in locale da Outlook 2013/2016 tramite registro di sistema

A partire da Outlook 2013 al client di posta di casa Microsoft è stata aggiunta la funzionalità Sync Slider che limita (per data) il numero di email sincronizzate in locale quando si utilizzano caselle di posta Exchange o IMAP.
In Outlook 2013 tale funzionalità riguarda solo gli account di posta e non influisce sul funzionamento delle caselle aggiuntive mentre in Outlook 2016 tale impostazione agisce anche sulle caselle di posta aggiuntive impostate in modalità cache.

Per default Outlook 2013/2016 sincronizza in locale i messaggi degli ultimi 12 mesi e per visualizzare i messaggi dei mesi precedenti è necessario essere online. Per modificare tale comportamento è possibile procedere tramite le impostazioni del client di posta oppure tramite il registro di sistema.

Metodo 1: Tramite Outlook

• Dal menu File di Outlook cliccare sul pulsante Impostazioni Account;
• Dal menu che appare cliccare su Impostazioni Account;
  

  

  FIG 1 - Outlook, Impostazioni account

• Selezionare il proprio account di posta e cliccare su Cambia;
• Tramite l'apposito cursore è possibile personalizzare la finestra temporale relativa alla posta che si desidera sincronizzare in locale (offline). Il valore minimo impostabile in Outlook 2013 è di 1 mese mentre in Outlook 2016 si parte da un minimo di 3 giorni.
  

  

  FIG 2 - Outlook, Sync Slider

Metodo 2: Tramite il registro di sistema/Criteri di gruppo di Outlook

• Premere la combinazione di tasti WIN+R per aprire la finestra di dialogo Esegui e digitare regedit seguito da invio per avviare l'Editor del registro di sistema;
• Posizionarsi su
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\XX.0\outlook\cached mode 
  dove al posto di XX va specificata la versione di office (15 per Outlook 2013 e 16 per Outlook 2016). Se la chiave non è presente va creata.
• Creare un valore DWORD (32 bit), assegnargli il nome syncwindowsetting e valorizzarlo con il numero di mesi che si intende sincronizzare. I valori decimali accettati sono 0, 1, 3, 6, 12, 24. Settando il valore a 0 vengono sincronizzati tutti i messaggi.
• SOLO per Outlook 2016 è possibile specificare il valore in giorni creando un valore DWORD (32 bit) rinominandolo in syncwindowsettingdays e assegnandogli un valore decimale tra 0, 3, 7, 14. In questo caso per sincronizzare tutti i messaggi è necessario impostare entrambi i valori syncwindowsettingdays e syncwindowsetting a 0.

Le chiavi di registro viste con tale metodo possono essere create anche mediante il modello amministrativo Criteri di gruppo di Outlook (Outlk15.admx/Outlk16.admx)

Metodo 3: Tramite il registro si sistema/Strumento personalizzazione di Office

Analogamente a quanto visto nel Metodo 2 lo stesso risultato lo si ottiene creando i valori syncwindowsetting e syncwindowsettingdays (solo per Outlook 2016) all'interno della chiave di registro
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\XX.0\outlook\cached mode 
Le chiavi e i valori, in questo caso, possono essere create con lo Strumento di personalizzazione di Office.



L'impostazione non influisce sui seguenti elementi di posta: Attività, Calendario, Contatti, Diario, Note, Posta in uscita.

Outlook Quick Tip: Impostare una cartella iniziale diversa

All'apertura di MS Outlook, per default, viene visualizzata la cartella di Posta in arrivo del primo account di posta configurato. Per visualizzare all'apertura una cartella di un altro account oppure una cartella diversa rispetto alla Posta in arrivo si può agire tramite le opzioni del client di posta:

• Dal menu File di Outlook selezionare Opzioni;
• Sul pannello sinistro della finestra selezionare Avanzate;
• Sul lato destro individuare la sezione Avvio e chiusura di Outlook. Cliccando sul tasto Sfoglia... è possibile selezionare la cartella da aprire all'avvio del client di posta.

FIG 1 - Outlook, Cartella di avvio Outlook

Outlook: Abilitare la modifica dell'oggetto di un'email ricevuta in Outlook 2016

Alcuni utenti, per esigenze lavorative, possono avere la necessità di modificare l'oggetto di un messaggio ricevuto. A differenza delle versioni precedenti di Outlook nella versione 2016, quando si apre un'email, l'intestazione (contenente mittente, destinatario, oggetto e data/ora di invio del messaggio) viene visualizzata in modalità compatta. In tale modalità non è possibile modificare l'oggetto dell'email. Per farlo è necessario cliccare sull'apposita icona triangolare evidenziata in FIG 1 per espandere l'intestazione come in FIG 2. Non è necessario ripetere l'operazione per ogni messaggio aperto, infatti l'impostazione sarà mantenuta anche per i successivi messaggi.

FIG 1 - Outlook 2016, espandere intestazione messaggio

FIG 2 - Outlook 2016, Intestazione estesa

Per effettuare tale impostazione tramite il registro di sistema è possibile procedere nel seguente modo:

• Avviare l'editor del registro di sistema (WIN+R e digitare regedit seguito da invio)
• Posizionarsi su
  HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Mail
• Creare, se non presente, un valore DWORD (32bit), nominarlo MinimalHeaderOn e valorizzarlo a 0

Affinché la modifica effettuata nel registro di sistema diventi effettiva è necessario riavviare Outlook.

FIG 3 - Outlook 2016, Registro di sistema - valore MinimalHeaderOn

Modificando l'oggetto di un messaggio la modifica sarà visibile nell'anteprima del messaggio e aprendo l'email ma non nella sezione elenco messaggi dove verrà visualizzato ancora l'oggetto originale. Per visualizzare l'oggetto modificato anche all'interno del pannello contenente l'elenco messaggi è necessario disabilitare, dal menu Visualizza, l'opzione Mostra come conversazioni.

FIG 4 - Outlook 2016, disabilitare Mostra come conversazioni dal menu Visualizza

L'opzione può essere disabilitata anche cliccando, con il tasto destro del mouse, sull'intestazione/colonne della sezione elenco messaggi e deselezionando la relativa voce dal menu contestuale (FIG 5).

FIG 5 - Outlook 2016, disabilitare Mostra come conversazioni da elenco messaggi