VBS: Sintesi vocale con SAPI.SpVoice

Se vogliamo far parlare il nostro PC tramite Visual Basic Script (VBS) e utilizzando la sintesi vocale inclusa in Windows possiamo utilizzare il seguente codice:

StrText=("Please allow me to introduce myself") 
StrText2=("I'm a man, of wealth, and taste") 
set ObjVoice = CreateObject("SAPI.SpVoice") 
ObjVoice.Volume = 100
ObjVoice.Speak StrText 
ObjVoice.Speak StrText2 

Lo script utilizza il metodo SAPI.SpVoice per la sintesi vocale delle stringhe di testo passate. Di seguito è possibile scaricare il file VBS:
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FIG 1 - Sintesi Vocale

Di default la voce della sintesi vocale fornita in Windows è in inglese ma è possibile scaricare, anche gratuitamente, diverse voci e lingue. Lo script utilizza la voce selezionata all'interno del Sistema Operativo.

Outlook Quick Tip: Doppia freccia blu sull'icona delle cartelle

La doppia freccia blu visibile sull'icona di alcune cartelle indica semplicemente che la cartella fa parte di una risorsa condivisa (come ad es. una shared mailbox, una mailbox su cui si è stati delegati, una Cartella Pubblica, un Calendario Internet, una libreria Sharepoint).
Tale convenzione è stata adottata a partire da Outlook 2007 e si tratta solo di un "aiuto" visuale.

FIG 1 - Icona doppia freccia blu

Come è possibile vedere anche dalla FIG 1, la doppia freccia blu non viene mostrata sulle cartelle di default (Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Posta eliminata, Posta indesiderata) che dispongono già di una propria icona distintiva.

Outlook Quick Tip: Immagine in sottofondo ad un messaggio

Per inserire un'immagine in background ad un messaggio è possibile procedere con le seguenti operazioni valide da Outlook 2007 ad Outlook 2013:

• Nella creazione del messaggio selezionare la scheda/menu Inserisci quindi selezionare Immagini;
• Selezionare l'immagine che si intende inserire quindi cliccare su Inserisci per confermare;
• Cliccare con il tasto destro del mouse sull'immagine e dal menu contestuale selezionare Testo a capo e quindi Dietro al testo.

FIG 1 - Immagine in Background

Outlook: i destinatari non visualizzano gli allegati o questi vengono sostituiti dal file winmail.dat

Può capitare che i destinatari di un'email non visualizzino gli allegati al messaggio: gli allegati sono stati rimossi e/o sostituiti da un file WINMAIL.DAT.

Nel caso in cui il destinatario non visualizzi alcun allegato (neanche il file WINMAIL.DAT) è da verificare se siano stati rimossi dal client di posta o dall'antivirus utilizzato dal destinatario.

Sulla nostra infrastruttura di posta possiamo comunque procedere a verificare se tutte le impostazioni siano corrette. Generalmente quando i destinatari non ricevono i nostri allegati o ricevono in allegato un unico file nominato WINMAIL.DAT la causa è da ricercare nel formato del messaggio inviato: è probabile che il messaggio sia stato inviato in formato RTF (Rich Text Format) che non viene convertito correttamente in HTML o in solo testo. Il formato RTF non andrebbe mai utilizzato quando si invia un messaggio di posta all'esterno della propria infrastruttura di posta (Internet) mentre all'interno di un'infrastruttura di posta composta da server Exchange e client Outlook non si hanno problemi.

Per inibire l'invio di email in formato RTF è necessario adottare diverse precauzioni che illustrerò di seguito.

Verificare le impostazioni generali di composizione messaggi in Outlook:

• In Outlook 2010/2013 dal menu File selezionare Opzioni;
• Posizionarsi nella sezione Posta
• In Scrittura messaggi impostare il tipo di formato desiderato scegliendo tra HTML e Testo normale evitando il Formato RTF
  

  

  FIG 1 - Opzioni Outlook Scrittura messaggi

• In Formato messaggi verificare che la voce All'invio di messaggi in formato RTF a destinatari su Internet: sia impostata su Converti in formato HTML
  

  

  FIG 2 - Formato messaggi, Converti in formato HTML

Verificare i contatti:
Per ciascun contatto è possibile impostare il formato del messaggio. In questo modo ogni messaggio inviato a quel determinato contatto viene convertito nel formato impostato.

In Outlook 2010:

• Aprire il contatto che si intende verificare;
• Doppio click sull'indirizzo di posta elettronica;
• Cliccare sull'icona per visualizzare le altre opzioni e selezionare Proprietà Outlook;

FIG 3 - Proprietà Contatto

• Selezionare Lascia che il formato per l'invio venga scelto da Outlook

FIG 4 - Formato Messaggio del contatto

In Outlook 2013:
In Outlook 2013 l'operazione è del tutto simile ma va fatta velocemente altrimenti, una volta cliccato con il tasto destro sull'indirizzo di posta, nel menu contestuale non appare la voce Apri proprietà di Outlook. Se siamo stati troppo lenti bisogna riavviare Outlook e riprovare

FIG 5 - Proprietà di Outlook in Outlook 2013

Se non vogliamo affrontare questa sfida di velocità, possiamo agire tramite l'editor di registro creando, all'interno della chiave HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\Contactcard, il valore DWORD turnonLegacygaldialog e impostarlo ad 1

Key: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\Contactcard
Value name: turnonlegacygaldialog
Value type: REG_DWORD
Value: 1

Per chi non vuole mettere mano al registro può scaricare il file .reg dal seguente link
DOWNLOAD

Convertire il messaggio manualmente

Nella creazione, inoltro o risposta di un messaggio possiamo impostare manualmente il formato dello stesso.

In Outlook 2010/2013 selezioniamo il ribbon Formato Testo quindi, nella sezione Formato, selezioniamo il formato desiderato tra HTML, Testo normale, Testo con formattazione (quest'ultimo è il formato RTF da evitare)

FIG 6 - Formato testo

Lato server Exchange

É possibile impedire l'invio di messaggi in formato RTF all'esterno dell'infrastruttura agendo sulle impostazioni di Exchange

Da Exchange 2010:

• Aprire la Microsoft Exchange Console e cliccare su  Organization Configuration quindi Hub Transport;
• Selezionare la scheda Remote Domain ;
• Accedere alle proprietà del Remote Domain
• Selezionare la scheda Message Format quindi in Exchange rich-text format selezionare Never Use 
• Nella sezione Character Sets selezionare none alle voci MIME character Set e  Non-MIME character Set

Tramite EMS (Exchange Management Shell) possiamo utilizzare il seguente comando per disabilitare il Transport Neutral Encapsulation Format (TNEF, un formato proprietario di Microsoft per gli allegati dei messaggi di posta) 

Set-RemoteDomain  –identity 'RemoteDomainName' –TNEFEnabled $false

per verificare se l'operazione è andata a buon fine possiamo eseguire

Get-RemoteDomain Default |fl

Outlook Quick Tip: Eseguire backup delle firme

Una volta creata la nostra firma in Outlook potremmo effettuare una copia di backup in modo tale da poterla impostare su una nuova postazione o conservarla nel caso di reinstallazione del Sistema Operativo.
L'operazione è molto semplice basta copiare tutti i file contenuti all'interno della cartella Signatures. Per ripristinare la firma basta ricopiare i file all'interno della stessa cartella.
Di default la cartella Signatures si trova nei seguenti percorsi

Windows XP
%userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures
(ad es. C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures)

Windows Vista, Windows 7, Windows 8 e Windows 8.1
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
(ad es. C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures)

Un modo veloce per accedere alla cartella contenente le firme consiste nell'eseguire i seguenti passaggi in Outlook 2010/2013:
- Aprire Outlook e dal menu File selezionare Opzioni;
- Posizionarsi nella sezione Posta;
- Cliccare sul pulsante Firme tenendo premuto il tasto CTRL

FIG 1 - Firme

All'interno della cartella Signatures 3 file e una cartella:

<nome_firma>.htm
Questo file è utilizzato quando viene creato un messaggio in formato HTML
<nome_firma>.rtf
Questo file è utilizzato quando viene creato un messaggio in formato RTF
<nome_firma>.txt
Questo file è utilizzato quando viene creato un messaggio in formato solo testo
<nome_firma>_files
Questa cartella è utilizzata da Outlook 2007, Outlook 2010 e Outlook 2010 per memorizzare ulteriori file utilizzati dalla firma come per la formattazione, immagini e business cards (file VCF)

Outlook Quick Tip: Abilitare l'icona della campana nel calendario per gli appuntamenti/riunioni con promemoria

In Outlook 2010 e Outlook 2013 Microsoft ha disabilitato la visualizzazione dell'icona della campana all'interno del calendario per gli appuntamenti e riunioni con promemoria.
Microsoft ha disabilitato l'icona per rendere più "pulita" la visualizzazione dell'appuntamento. Per ripristinare l'icona della campanella all'interno del calendario è possibile procedere nel seguente modo:

Da Outlook cliccare su File quindi su Opzioni;
Selezionare la voce Calendario;
Selezionare l'opzione Mostra icona della campana nel calendario per gli appuntamenti e le riunioni con promemoria e confermare su OK.

FIG 1 - Mostra icona della campana nel calendario per gli appuntamenti e le riunioni con promemoria

A questo punto l'icona della campana all'interno del calendario sarà nuovamente visibile.

FIG 2 - Icona campana nel calendario

Outlook: Convertire PST da ANSI a UNICODE

A partire da Outlook 2003 Microsoft ha introdotto un nuovo formato di file per la memorizzazione dei messaggi di posta. 
Le versioni precedenti di Outlook utilizzavano il formato ANSI il quale poteva raggiungere una dimensione massima di 2 GB e aveva una limitazione di 65.000 elementi memorizzabili per ogni cartella, tuttavia, se il file PST ANSI veniva creato con versioni molto vecchie di Outlook, il limite di elementi memorizzabili per ogni cartella era di 16.000.

Il nuovo formato introdotto e utilizzato ancora oggi, invece, è di tipo UNICODE e consente al file .PST di raggiungere una dimensione di 20GB (50GB con file PST creati da Outlook 2010/2013) senza alcun limite per quanto riguarda gli elementi memorizzabili per ciascuna cartella.

Il formato ANSI è l'unico formato supportato dalle versioni di Outlook antecedenti ad Outlook 2003, mentre a partire da tale versione è possibile utilizzare entrambi i formati.
Nonostante sia per molti consigliabile passare al nuovo formato, Microsoft non fornisce alcuna utility per aggiornare i vecchi file PST al nuovo formato, tuttavia è possibile procedere ad una conversione sfruttando gli strumenti che si hanno a disposizione.

Per la conversione di un file PST da ANSI a UNICODE è possibile procedere con uno dei seguenti metodi:
- Importazione;
- Spostamento manuale;
- Archiviazione;
- Utility di terze parti.

METODO 1: Importazione
É possibile importare un vecchio PST ANSI in un nuovo PST UNICODE attraverso Outlook.
Questo metodo non fa altro che effettuare una copia degli elementi da un file PST ANSI ad un file PST UNICODE già presente in Outlook. I dati del file PST di origine non vengono eliminati, ma la data di modifica di ogni elemento viene sostituita con la data dell'importazione.

Ecco come procedere in Outlook 2010/2013:

• Creare un profilo in Outlook e quindi una propria cartella personale (di default viene creato un file PST UNICODE);
• Dal menu File, selezionare Apri quindi Importa per avviare la procedura guidata relativa all'importazione;
• Nella finestra di dialogo selezionare Importa dati da altri programmi o file;
• Selezionare File delle cartelle personali (.pst) come tipo di file da importare
• Indicare il file PST (ANSI) che si desidera importare;
• Nella finestra Importa file di dati di Outlook specificare selezionare le cartelle che si intende importare dal file ANSI, se si intende importare anche le sottocartelle e, alla voce Importa gli elementi nella stessa cartella in indicare se si intende importare il contenuto sulla casella di posta personale oppure nel nuovo file PST UNICODE creato precedentemente

FIG 1 - Importa file di dati di Outlook

L'operazione potrebbe richiedere anche molti minuti a seconda della grandezza del file che si sta importando.


METODO 2: Spostamento manuale

Questo metodo è più lento del precedente ma più adatto all'importazione di PST con poche cartelle, anche se non presenta problemi con un grande numero di sottocartelle se spostate tutte insieme.

E' un buon metodo da utilizzare quando viene usato con un nuovo profilo di Outlook, ad esempio quando si importa su una nuova installazione.

Il metodo prevede di agganciare entrambi i files PST (il vecchio Ansi ed il nuovo PST) allo stesso profilo di Outlook, permettendo quindi una operazione manuale di copia o trasferimento.

Metodo 3: Archiviazione

Questo metodo è più adatto nei casi di aggiornamento da versione precedente di Outlook e riutilizzo dello stesso profilo di Outlook. E' altamente raccomandato fare una copia di sicurezza del file PST ANSI prima di spostare i messaggi utilizzando questo metodo.

Questo metodo consiste nel partire da un file PST ANSI già presente nel profilo di Outlook e di effettuare una esportazione verso un file PST UNICODE sfruttando la funzionalità di archiviazione.

• Creare un nuovo file PST di tipo UNICODE.
• Verificare ed impostare le opzioni della funzione di archiviazione, attraverso il comando File -> Strumenti di pulizia -> Archivio.... Comparirà una finestra di dialogo.
• Dalla finestra di dialogo, opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle:, selezionare il file PST ANSI.
• Nel campo Archivia elementi antecedenti: impostare una data futura (ad es. del giorno successivo a quello in cui si esegue l'operazione).
• Abilitare l'opzione Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata.
• Nel campo File archivio: indicare il nuovo file PST UNICODE creato al punto 1.
• Confermare la finestra di dialogo ed attendere che Outlook effettui un'archiviazione degli elementi dal file PST ANSI al file PST UNICODE. I messaggi verranno fisicamente spostati dal vecchio al nuovo file.
• Rimuovere il vecchio file PST Ansi dal profilo di Outlook.

Metodo 4: Utility di terze parti

Esistono diversi strumenti di terze parti che consentono di convertire un file PST da ANSI a UNICODE. Uno di questi è Upstart di Pete Maclean (www.maclean.com).

Upstart (UNICODE PST ARTificier) è in grado di convertire un file PST ANSI in formato UNICODE. Upstart crea un nuovo file PST UNICODE che è effettivamente una copia, cartella per cartella, di un file PST Ansi, evitando di modificare il file di origine. Permette di specificare tutte le opzioni di criptazione disponibili per il PST UNICODE. Non è richiesta installazione.

Nota: se compariamo due files PST, ANSI ed UNICODE, a parità di contenuti si può rilevare che la dimensione fisica del file UNICODE è maggiore rispetto a quella del file ANSI. Questo perché il formato UNICODE utilizza due bytes per ogni carattere, a differenza del formato ANSI che ne prevede uno solamente; un messaggio in formato UNICODE occupa quindi più spazio dello stesso messaggio rappresentato in formato ANSI. Siccome il contenuto di un file PST viene in qualche modo compresso ed ottimizzato, la dimensione del file PST UNICODE non sarà il doppio dello spazio del file Ansi.

Tenere quindi in considerazione questo fattore quando viene effettuata la conversione di un file PST. In linea generale possiamo ipotizzare che il nuovo file PST UNICODE possa avere una grandezza di circa una volta e mezza quella del file ANSI, anche se poi dipende realmente dal contenuto degli elementi convertiti