MS Outlook: Disabilitare il salvataggio delle impostazioni su cloud tramite registro di sistema

Nell'era del cloud computing, la sincronizzazione delle impostazioni utente tra diversi dispositivi è diventata una funzionalità comune e spesso apprezzata. Microsoft Outlook, parte integrante della suite Office, non fa eccezione, offrendo la possibilità di archiviare le impostazioni nel cloud per un'esperienza utente fluida e coerente. Tuttavia, ci sono scenari in cui gli amministratori IT o gli utenti avanzati potrebbero desiderare di disabilitare questa funzionalità, magari per motivi di conformità, sicurezza dei dati o semplicemente per mantenere un maggiore controllo locale sulle configurazioni.

Fortunatamente, esistono metodi per disabilitare l'opzione "Archivia le mie impostazioni di Outlook nel cloud", sia tramite l'interfaccia utente di Outlook che attraverso modifiche del registro o l'applicazione di Criteri di Gruppo. Questo articolo esplorerà la chiave di registro menzionata e come integrarla con le pratiche consigliate da Microsoft.

FIG 1 - Archivia le mie impostazioni di Outlook nel cloud

La Funzionalità "Archivia le mie impostazioni di Outlook nel cloud"

Quando si abilita questa opzione, le impostazioni per l'account Microsoft 365 in uso verranno automaticamente sincronizzate tra tutti i dispositivi Windows su cui si utilizza Outlook. Questo include la maggior parte delle opzioni configurabili tramite File -> Opzioni in Outlook:

• Generale
• Posta
• Calendario
• Gruppi
• Persone
• Attività
• Ricerca
• Accessibilità
• Avanzate

Mentre le impostazioni nelle seguenti aree della finestra di dialogo Opzioni di Outlook non vengono trasferite:

• Lingua
• Personalizza barra multifunzione
• Barra di accesso rapido
• Componenti aggiuntivi
• Centro protezione

Disabilitare il salvataggio delle impostazioni su cloud 

La chiave di registro che controlla la funzionalità di sincronizzazione delle impostazioni di Outlook nel cloud a livello di utente è la seguente:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences] "EnableCloudSettings"=dword:00000000

Per disabilitare il salvataggio delle impostazioni di Outook su cloud:

• Aprire l'Editor del Registro di Sistema: Premere Win+R, digitare regedit e premere Invio.
• Navigare al percorso: Espandere le chiavi fino a raggiungere
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
• Creare o Modificare il Valore DWORD:
  Se EnableCloudSettings non esiste, fare clic con il tasto destro del mouse sullo spazio vuoto nel pannello di destra, selezionare Nuovo -> Valore DWORD (32 bit). Nominarlo EnableCloudSettings.
  Se EnableCloudSettings esiste già, fare doppio clic su di esso.
• Impostare il Dato Valore: Nella finestra di modifica, assicurarsi che "Dati valore" sia impostato su 0  (per 0 non fa differenza che la Base selezionata sia Esadecimale o Decimale). Cliccare OK.
• Chiudere l'Editor del Registro di Sistema e riavviare Outlook.

FIG 2 - Editor del Registro di sistema

MS Exchange: Verificare se la casella risiede "on Cloud" o "on Premises" tramite PowerShell

Un metodo veloce per verificare se una casella di posta è on cloud o on premises è quello di verificare la proprietà targetAddress relativa all'account in Active Directory. Possiamo effettuare la verifica utilizzando il cmdlet Get-AdUser a cui passare, tramite il parametro -Identity, un DN (Distinguished name), un GUID (objectGUID), un security identifier (objectSid) oppure un SAM account name (sAMAccountName).

Il comando da eseguire per verificare dove si trova la casella di posta sarà simile a
if((Get-ADUser -Identity <ADUser> -Properties targetAddress).targetAddress -match "onmicrosoft.com" ) { "On Cloud" } else { "On Prem" }

Ad es.

if((Get-ADUser -Identity GLUBRANO -Properties targetAddress).targetAddress -match "onmicrosoft.com" ) { "On Cloud" } else { "On Prem" }

FIG 1 - Verifica mailbox

MS Office Quick Tip: Disattivare il salvataggio su cloud

A partire da MS Office 2013, Microsoft propone il cloud (con il proprio servizio di storage online Onedrive) come destinazione predefinita per il salvataggio dei nuovi documenti. Queste impostazioni possono confondere gli utenti meno esperti e possono essere disabilitate agendo tramite il registro di sistema.

• Avviare il registro di sistema di Windows: WIN + R e digitare regedit seguito da invio;
• Posizionarsi sulla chiave
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\SignIn
  Se la chiave non è presente crearla manualmente
• All'interno della chiave sopra indicata creare un nuovo valore DWORD (32-bit), rinominarlo in SignInOptions e assegnargli valore 3
• Affinchè le modifiche diventino effettive far disconnettere e riconnettere l'utente a Windows

Dal seguente link è possibile scaricare i 2 file .reg per aggiungere/rimuovere il valore all'interno del registro di sistema

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