MS Outlook: Disabilitare il salvataggio delle impostazioni su cloud tramite registro di sistema

Nell'era del cloud computing, la sincronizzazione delle impostazioni utente tra diversi dispositivi è diventata una funzionalità comune e spesso apprezzata. Microsoft Outlook, parte integrante della suite Office, non fa eccezione, offrendo la possibilità di archiviare le impostazioni nel cloud per un'esperienza utente fluida e coerente. Tuttavia, ci sono scenari in cui gli amministratori IT o gli utenti avanzati potrebbero desiderare di disabilitare questa funzionalità, magari per motivi di conformità, sicurezza dei dati o semplicemente per mantenere un maggiore controllo locale sulle configurazioni.

Fortunatamente, esistono metodi per disabilitare l'opzione "Archivia le mie impostazioni di Outlook nel cloud", sia tramite l'interfaccia utente di Outlook che attraverso modifiche del registro o l'applicazione di Criteri di Gruppo. Questo articolo esplorerà la chiave di registro menzionata e come integrarla con le pratiche consigliate da Microsoft.

FIG 1 - Archivia le mie impostazioni di Outlook nel cloud

La Funzionalità "Archivia le mie impostazioni di Outlook nel cloud"

Quando si abilita questa opzione, le impostazioni per l'account Microsoft 365 in uso verranno automaticamente sincronizzate tra tutti i dispositivi Windows su cui si utilizza Outlook. Questo include la maggior parte delle opzioni configurabili tramite File -> Opzioni in Outlook:

• Generale
• Posta
• Calendario
• Gruppi
• Persone
• Attività
• Ricerca
• Accessibilità
• Avanzate

Mentre le impostazioni nelle seguenti aree della finestra di dialogo Opzioni di Outlook non vengono trasferite:

• Lingua
• Personalizza barra multifunzione
• Barra di accesso rapido
• Componenti aggiuntivi
• Centro protezione

Disabilitare il salvataggio delle impostazioni su cloud 

La chiave di registro che controlla la funzionalità di sincronizzazione delle impostazioni di Outlook nel cloud a livello di utente è la seguente:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences] "EnableCloudSettings"=dword:00000000

Per disabilitare il salvataggio delle impostazioni di Outook su cloud:

• Aprire l'Editor del Registro di Sistema: Premere Win+R, digitare regedit e premere Invio.
• Navigare al percorso: Espandere le chiavi fino a raggiungere
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
• Creare o Modificare il Valore DWORD:
  Se EnableCloudSettings non esiste, fare clic con il tasto destro del mouse sullo spazio vuoto nel pannello di destra, selezionare Nuovo -> Valore DWORD (32 bit). Nominarlo EnableCloudSettings.
  Se EnableCloudSettings esiste già, fare doppio clic su di esso.
• Impostare il Dato Valore: Nella finestra di modifica, assicurarsi che "Dati valore" sia impostato su 0  (per 0 non fa differenza che la Base selezionata sia Esadecimale o Decimale). Cliccare OK.
• Chiudere l'Editor del Registro di Sistema e riavviare Outlook.

FIG 2 - Editor del Registro di sistema

Microsoft 365 Quick Tip: Shortcut per accedere a Microsoft 365

Per accedere velocemente a Microsoft 365 è possibile premere, da tastiera, la seguente combinazione di tasti
CTRL + WIN + ALT + SHIFT

FIG 1 - Microsoft 365

Per modificare il comportamento di tale combinazione di tasti, è possibile agire tramite il registro di sistema:

• Avviare l'Editor del registro di sistema (WIN+R e digitare regedit seguito da invio); 
• Posizionarsi sulla seguente chiave di registro 
  HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Classes\ms-officeapp
• Creare, se non presenti, le sottochiavi Shell\Open\Command
• Posizionarsi su 
  HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Classes\ms-officeapp\Shell\Open\Command
• Modificare il valore stringa (Predefinito) assegnando il comando da eseguire. Ad esempio, assegnando il valore D:\test.docx, alla pressione della combinazione di tasti verrà aperto il file specificato tramite l'applicazione predefinita (MS Word).

FIG 2 - Editor del registro di sistema

Microsoft 365: Abilitare l'Audit Log

Microsoft 365 è un ecosistema vasto che coinvolge più servizi come Exchange Online, Azure AD, SharePoint Online, OneDrive for Business e Microsoft Teams. La sua vastità rende generalmente necessario l'impiego di più amministratori che dovranno lavorare per una corretta e sicura gestione di migliaia di utenti.

Il registro di controllo (Audit Log) aiuta a tenere traccia delle operazioni eseguite dagli amministratori e dagli utenti registrandone gli accessi, i documenti visualizzati/spostati dagli utenti e l'utilizzo delle risorse. Tale registro può essere fondamentale per indagare su incident di sicurezza o raccogliere informazioni su operazioni che vengono effettuate all'interno del sistem- L'Audit Log non è abilitato di default, per abilitarlo si può procedere tramite GUI:

• Dal Centro sicurezza e conformità di Office 365 cliccare su Ricerca quindi su Ricerca dei log di controllo;
• Un banner indica che è necessario che il controllo sia attivato per registrare l'attività dell'utente e dell'amministratore. Per attivarlo cliccare sul pulsante Attiva controllo.

FIG 1 - Office 365, Ricerca log di controllo

In alternativa è possibile abilitare l'Audit Log mediante il seguente comando da PowerShell

Set-AdminAuditLogConfig -UnifiedAuditLogIngestionEnabled $true

Un messaggio ci avviserà che potrebbe essere necessario attendere fino a 60 minuti affinché le modifiche diventino effettive.

Per verificare lo stato di attivazione del Audit Log da PowerShell eseguire il comando

Get-AdminAuditLogConfig | FL UnifiedAuditLogIngestionEnabled

Microsoft 365: Gestire SharePoint Online tramite PowerShell

Molte applicazioni che fanno parte di Microsoft 365 (inizialmente conosciuto come Office 365) possono essere gestite tramite PowerShell. SharePoint Online non fa eccezione a tale regola. Gli amministratori possono automatizzare le attività ripetitive in SharePoint come l'aggiunta/rimozione/modifica degli account utente, le autorizzazioni e la configurazione delle impostazioni del sito tramite l'utilizzo di SharePoint Online Management Shell.

SharePoint Online Management Shell è un modulo di PowerShell. Prima di poterlo utilizzare bisogna installare la versione più recente (scaricabile dal sito Microsoft) e connettersi a SharePoint Online.

Il primo passo consiste nel verificare se il modulo è già installato e la sua versione eseguendo il comando riportato di seguito in PowerShell in modalità amministratore. 

Get-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -ListAvailable | Select Name,Version

FIG 1 - SharePoint Online, Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Se si sta utilizzando PowerShell versione 5 o successiva il modulo può essere installato tramite il seguente comando da PowerShell (sempre in modalità amministratore)

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

FIG 2 - Installa modulo Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Per connettersi all'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online si utilizza il cmdlet Connect-SPOService e indicando l'url del sito dell'interfaccia di amministrazione.

Ad es.

Connect-SPOService -URL https://mycompany-admin.sharepoint.com

Eseguendo il comando verrà visualizzata la finestra di dialogo di richiesta credenziali di Windows PowerShell, digitare la password per l'account di amministrazione di SharePoint.

Per visualizzare l'elenco dei cmdlet messi a disposizione dal modulo eseguire 

Get-Command -Module "Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell"

FIG 3 - Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell, Elenco cmdlet

Per visualizzare le proprietà dell'organizzazione SharePoint Online come  StorageQuota, StorageQuotaAllocated, ResourceQuota, ResourceQuotaAllocated e SiteCreationMode si utilizza il comando

Get-SPOTenant

Il cmdlet New-SPOSite consente di creare una nuova raccolta siti di SharePoint Online. Il seguente comando crea una nuova raccolta di siti con l'URL, titolo e proprietario specificati e con una quota di archiviazione impostata a 1000 MegaByte

New-SPOSite -Url https://mycompany.sharepoint.com/sites/nuovosito -Owner glubrano@mycompany.com -StorageQuota 1000 -Title "My new site"

Per effettuare una verifica di integrità su una raccolta siti e il relativo contenuto si utilizza il cmdlet Test-SPOSite che genera un report con le regole e un riepilogo dei risultati.

Test-SPOSite https://mycompany.sharepoint.com/sites/direzione

Tramite il cmdlet Get-SPOSiteGroup è possibile visualizzare i gruppi inclusi nella raccolta siti specificata.

Get-SPOSiteGroup -Site https://mycompany.sharepoint.com/sites/direzione

Il cmdlet Add-SPOUser aggiunge un utente di Office 365 esistente o un gruppo di sicurezza di Office 365 a un gruppo di SharePoint. Con il comando mostrato di seguito l'utente con indirizzo di posta elettronica glubrano@mycompany.com viene aggiunto al gruppo "Dir1" nella raccolta siti https://mycompany.sharepoint.com/sites/direzione.

Add-SPOUser -Site https://mycompany.sharepoint.com/sites/direzione -LoginName glubrano@mycompany.com -Group "Dir1"