MS Word Quick Tip: Nascondere parti di testo

MS Word consente di nascondere parti di testo all'interno del documento permettendoci di stampare solo il testo visibile. All'interno del documento selezionare il testo che si intende nascondere e premere la combinazione di tasti CTRL+D. Nella finestra che appare selezionare la casella Nascosto e confermare cliccando su OK. 
A questo punto il testo selezionato non sarà più visibile. Per far riapparire il testo nascosto basta premere la combinazione CTRL+SHIFT+8.

FIG 1 - MS Word: nascondere il testo selezionato

MS Word Quick Tip: Convertire il testo da maiuscolo a minuscolo e viceversa tramite tastiera

Nell'articolo MS Word Quick Tip: Convertire il testo da maiuscolo a minuscolo e viceversa  ho descritto come trasformare il testo selezionato da maiuscolo a minuscolo utilizzando i menu di MS Word. 

É possibile ottenere lo stesso risultato tramite tastiera: una volta selezionato il testo da modificare, tenere premuto il tasto SHIFT (MAIUSCOLO) e premere ripetutamente il tasto F3. Ad ogni pressione del tasto F3 il testo diventerà alternativamente tutto maiuscolo, tutto minuscolo o solo con le iniziali maiuscole.

MS Word Quick Tip: Modifica impostazioni interlinea tramite tastiera

Per modificare le impostazioni dell'interlinea all'interno di un documento MS Word senza servirsi degli appositi pulsanti/menu basta selezionare il paragrafo di nostro interesse e premere una delle combinazioni CTRL+1, CTRL+2, CTRL+5 per settare l'interlinea rispettivamente a 1 a 2 o a 1,5

FIG 1 - MS Word - Interlinea

MS Word Quick Tip: Disabilitare/ripristinare le barre di scorrimento orizzontale e verticale

Le barre di scorrimento verticale e orizzontale presenti in MS Word possono essere disabilitate/riattivate agendo tramite le opzioni dell'applicazione. Di seguito i passaggi da seguire per disabilitare/abilitare le barre di scorrimento in MS Word 2010/2013:

• Dal menu File di MS Word selezionare Opzioni;
• All'interno della finestra Opzioni di Word, cliccare su Impostazioni Avanzate;
• Nella sezione Visualizzazione possiamo rimuovere o ripristinare le barre di scorrimento tramite le opzioni Barra di scorrimento verticale e Barra di scorrimento orizzontale;

FIG 1 - Opzioni di Word: Barre di scorrimento

MS Word Quick Tip: Creare un elenco puntato tramite scorciatoia da tastiera

In MS Word è possibile creare un nuovo elenco puntato sfruttando la combinazione di tasti CTRL+SHIFT+L

FIG 1 - MS Word elenco puntato tramite CTRL+SHIFT+L

MS Office Quick Tip: Rimuovere informazioni personali dai file di Office

Le applicazioni del pacchetto MS Office come MS Word, MS Excel, MS PowerPoint memorizzano, all'interno dei file, informazioni relative agli utenti che hanno aperto/modificato il documento, i tempi di elaborazione, quando è stato creato ecc. Per visualizzare tali informazioni basta aprire un documento di MS Office e selezionare, dal menu File, la sezione Informazioni.

FIG 1 - Informazioni

Per rimuovere le informazioni personali dal file cliccare su Verifica documento quindi Controlla documento. 

FIG 2 - Controlla documento

Nella finestra successiva cliccare su Controlla per controllare il documento.

FIG 3 - Controlla

Terminato il controllo vengono indicate le informazioni personali contenute all'interno del documento. Per rimuoverle basta cliccare su Rimuovi tutto e chiudere la finestra.

FIG 3 - Rimuovi tutto

Se si intende impostare la cancellazione automatica dei dati personali nel momento del salvataggio:

• Dal menu File posizionarsi su Opzioni quindi su Centro protezione (o Centro sicurezza a seconda della versione di MS Office).

FIG 4 - Centro protezione

• Cliccare su Impostazioni centro di protezione, quindi su Opzioni privacy e infine rimuovere la selezione alla voce Rimuovi le informazioni personali dalle proprietà del file al momento del salvataggio. Confermare le modifiche cliccando su OK

FIG 5 - Opzioni privacy

MS Word Quick Tip: Catturare le schermate con MS Word 2010-2013

MS Word integra uno strumento che consente di inserire uno screenshot dello schermo o di una parte dello stesso all'interno del documento senza utilizzare tool di terze parti. Le funzioni di tale strumento sono molto semplici e non pretendono di sostituire i software commerciali di terze parti.

• All'interno di MS Word posizionarsi sulla scheda Inserisci;
• Cliccare su Schermata presente nella sezione Illustrazioni;
• MS Word mostrerà un menu a discesa che mostra le finestre attualmente aperte. Selezionando una delle miniature visualizzate, verrà catturata automaticamente l'immagine della finestra corrispondente e inserita all'interno del documento. 

FIG 1 - Inserisci Schermata

• Se, invece, si intende ritagliare una particolare porzione di schermo è possibile cliccare su Ritaglio schermata in fondo al menu a discesa. La finestra di MS Word verrà automaticamente nascosta, l'intero schermo sarà coperto da un livello bianco semitrasparente e sarà possibile selezionare la porzione di schermo di nostro interesse con il mouse. Le schermate catturate possono essere modificate tramite gli strumenti di editing messi a disposizione da MS Word.

MS Word Quick Tip: Aggiungere data e ora corrente al documento tramite tasti di scelta rapida

In MS Word 2010 e 2013 è possibile aggiungere data e ora corrente al documento utilizzando una combinazione di tasti.

Per aggiungere l'ora corrente premere
ALT + SHIFT + T

Per aggiungere la data, invece, va utilizzata la seguente combinazione
ALT + SHIFT + D

FIG 1 - Aggiungere data e ora corrente al documento

Office Quick Tip: Effettuare il backup del dizionario personalizzato di MS Word

Chi utilizza molto MS Word avrà sicuramente apprezzato la funzionalità del dizionario personalizzato che consente di memorizzare termini non riconosciuti dal dizionario di default incluso nell'applicazione.
Se vogliamo effettuare il backup del dizionario personalizzato (ad es. per portarlo su un'altra postazione o semplicemente per ripristinarlo a seguito formattazione) basta salvare il relativo file (con estensione .dic). Per ripristinarlo basta ricopiarlo nello stesso percorso.

Per Office 2010 e antecedenti
Il file del dizionario personalizzato è CUSTOM.DIC e si trova nella cartella %AppData%\Microsoft\UProof

Per Office 2013
Il file del dizionario personalizzato è RoamingCustom.dic e si trova in %AppData%\Microsoft\Office\15.0\XXXX\Proofing dove XXXX è un codice alfanumerico diverso per ogni utente.

MS Word Quick Tip: ricercare sezioni modificate

Quando modifichiamo un file Word composto da più pagine, potremmo avere la necessità di spostarci rapidamente nei pressi delle sezioni oggetto di modifica. Tale operazione può essere effettuata tramite la combinazione di tasti SHIFT + F5.

MS Word Quick Tip: Aggiornare automaticamente Data e ora all'interno del documento

Se vogliamo che la data e l'ora inserite all'interno di un documento MS Word vengano automaticamente aggiornate all'apertura dello stesso, possiamo procedere nel seguente modo:

• Posizioniamoci all'interno del documento nel punto in cui vogliamo inserire la data e l'ora;
• Dalla scheda Inserisci selezioniamo l'opzione Data e ora

FIG 1 - MS Word - Inserisci

• Dalla nuova finestra di dialogo selezionare il formato con cui si desidera visualizzare la data e l'ora e selezionare la casella Aggiorna automaticamente

FIG 2 - Aggiorna automaticamente

MS Word Quick Tip: Convertire il testo da maiuscolo a minuscolo e viceversa

Per convertire il testo in maiuscolo/minuscolo:

• Selezionare il testo che si intende convertire;
• Dalla scheda Home, nella seziona Carattere, cliccare sull'icona Aa e selezionare l'operazione che si intende effettuare tra normale, tutto minuscole, TUTTO MAIUSCOLE, Tutte Iniziali Maiuscole e Inverti maiuscole/minuscole

FIG 1 - Maiuscole/minuscole

MS Word Quick Tip: Generare testo casuale

Può capitare di avere la necessità di generare del testo casuale per riempire parte del documento. Potremmo copiare ed incollare il testo da qualche altro documento oppure fare in modo che sia Word stesso a generare il testo. Tutto quello che bisogna fare è posizionarsi con il cursore nel punto in cui si intende generare il testo quindi digitare il seguente comando seguito da Invio
=rand(x)
ad x va sostituito il numero di paragrafi di testo che si intende generare. Ad es. se si intende generare 2 paragrafi di testo casuale il comando da digitare diventa
=rand(2)
seguito da Invio

FIG 1 - Generazione testo casuale

MS Word Quick Tip: Confrontare 2 versioni di un documento Word

Spesso capita di disporre di più versioni di uno stesso documento Word e avere la necessità di visualizzare le modifiche magari effettuate da un altro utente che ha lavorato sullo stesso documento. Microsoft Word mette a disposizione un utile strumento che aiuta gli utenti in questa operazione. Tutto quello di cui abbiamo bisogno sono i 2 documenti da controllare: il documento originale e quello modificato (sarebbe meglio assegnare ai 2 documenti nomi diversi per maggiore chiarezza).

In MS Word 2010/2013:

• Apriamo il documento originale con MS Word
• Clicchiamo sul pulsante Revisione quindi su Confronta e selezioniamo dal menu l'opzione Confronta...

FIG 1 - Word: Revisione-Confronta

• Nella nuova finestra indichiamo il documento originale e quello revisionato;

FIG 2 - Confronta documenti

• Cliccando sul pulsante Altro>> possiamo settare ulteriori impostazioni per il confronto;

FIG 3 - Confronta documenti pulsante Altro

• Avviamo il confronto cliccando su OK. Al termine verrà aperto un nuovo documento in cui verranno mostrate le modifiche effettuate e l'utente che le ha eseguite. Sul lato destro del documento viene riportato il documento originale e quello revisionato. A sinistra vengono elencate le modifiche effettuate mentre al centro viene evidenziato, con una linea rossa, il testo oggetto di modifica

FIG 4 - Risultato confronto

MS Word Quick Tip: Selezionare un blocco di testo

In Microsoft Word generalmente selezioniamo il testo facendo clic con il tasto sinistro e trascinando il mouse. Questa operazione ci permette di selezionare solo il testo su righe o blocchi sequenziali. Se vogliamo selezionare un blocco specifico all'interno del documento (ad es. un quadrato di testo disposto su più righe) possiamo fare la stessa operazione tenendo premuto il tasto ALT.

In questo modo possiamo impostare per il testo selezionato una formattazione particolare (colore, font, dimensione ecc) in modo da evidenziarlo all'interno del documento.

FIG 1 - Selezione blocco testo premendo il tasto ALT