MS Outlook: Utilizzare le Azioni rapide (Quick Steps)

Nell'articolo MS Outlook: Backup e ripristino delle Azioni rapide abbiamo analizzato come mettere al sicuro e ripristinare i Quick Steps (in italiano Azioni rapide). In questa nuova trattazione ci concentriamo invece sul loro utilizzo pratico, mostrando come sfruttarli al meglio per migliorare la produttività quotidiana.

Cosa sono le Azioni rapide

Le Azioni rapide di Microsoft Outlook sono uno strumento pensato per automatizzare attività ripetitive legate alla gestione delle email. Invece di eseguire manualmente una sequenza di operazioni (ad esempio spostare un messaggio in una cartella, contrassegnarlo come letto e inoltrarlo a un collega), con un solo clic è possibile applicare tutte queste azioni in maniera simultanea.

Questa funzionalità si rivela particolarmente utile per chi riceve grandi volumi di posta elettronica e necessita di un sistema per velocizzare l’organizzazione e ridurre al minimo le operazioni manuali.

Le Azioni rapide si trovano nella scheda Home della barra multifunzione di Outlook, in un riquadro dedicato denominato proprio Azioni rapide. Microsoft fornisce già alcuni modelli predefiniti, che possono essere utilizzati immediatamente oppure personalizzati in base alle proprie necessità.

FIG 1 - Barra Multifunzione

Utilizzare un modello preimpostato

Per iniziare, è sufficiente:

• Selezionare un modello dall’elenco presente nella sezione Azioni rapide.
• Al primo utilizzo, verrà aperta una finestra di configurazione. Inserire i dettagli richiesti (es. cartella di destinazione, destinatari predefiniti).
  
  

  

  FIG 2 - Azione rapida, Configurazione iniziale

  
  
• Fare clic su Salva per completare la configurazione.

Da quel momento, l’azione sarà disponibile e potrà essere eseguita in un solo passaggio.

Creare un’Azione rapida personalizzata

Se i modelli non rispondono pienamente alle proprie esigenze, è possibile creare un Quick Step da zero. La procedura è la seguente:

• Nella sezione Azioni rapide selezionare Crea nuova o utilizzare il menu a discesa Nuova azione rapida.
• Scegliere un’operazione di partenza, ad esempio Sposta in cartella, Inoltra o Elimina.
• Configurare i dettagli dell’azione.
• (Opzionale) Aggiungere ulteriori operazioni con il pulsante Aggiungi azione, costruendo così una sequenza automatizzata.
• Assegnare un nome descrittivo all’Azione rapida e, se utile, una scorciatoia da tastiera.
• Fare clic su Fine per salvare.
  
  

  

  FIG 3 - Nuova azione rapida

  
  

Il nuovo Quick Step sarà immediatamente disponibile nell’elenco e potrà essere eseguito come qualsiasi altro comando.

Come applicare un’Azione rapida

Per applicare un Quick Step basta selezionare l’email desiderata e cliccare sull’icona corrispondente nella barra multifunzione, oppure fare clic con il tasto destro sul messaggio e scegliere l’Azione rapida dal menu contestuale.

MS Outlook: Backup e ripristino delle Azioni rapide

Le Azioni rapide (Quick steps) di MS Outlook applicano una o più azioni ai messaggi di posta elettronica consentendo di risparmiare tempo e di automatizzare la gestione delle email. MS Outlook include delle azioni rapide già impostate che possono essere personalizzate oppure è possibile crearne di nuove.

FIG 1 - MS Outlook, Azioni rapide

Le azioni rapide predefinite in MS Outlook includono quanto segue:

Azione Rapida	Descrizione
Sposta	Sposta il messaggio selezionato in una cartella di posta specificata e contrassegna il messaggio come letto.
Al responsabile	Inoltra il messaggio al responsabile. Se l'organizzazione usa Microsoft Exchange Server o Microsoft 365, il nome del responsabile viene rilevato nel Elenco indirizzi globale e inserito nella casella A oppure è possibile specificare manualmente il destinatario.
Messaggio di posta elettronica team	Inoltra il messaggio ad altri utenti del team. Se l'organizzazione usa Microsoft Exchange Server o Microsoft 365, i nomi dei membri del team vengono rilevati nel Elenco indirizzi globale e inseriti nella casella A.
Chiudi	Segna il messaggio di posta elettronica selezionato come completato, lo sposta in una cartella e lo contrassegna come già letto.
Rispondi ed elimina	Risponde al mittente ed elimina il messaggio di posta elettronica originale.
Crea nuova	Creare un'azione rapida personalizzata per eseguire qualsiasi sequenza di comandi, assegnare un nome e quindi applicare un'icona per identificarla.

Le Azioni rapide non vengono salvate in locale sulla postazione ma all'interno della casella di posta elettronica. Con un account Exchange, creando un nuovo profilo MS Outlook su una nuova postazione, le azioni rapide verranno automaticamente ripristinate. Se si utilizza, invece, un account POP3, le azioni rapide verranno salvate all'interno del file PST pertanto, nel caso in cui ci si sposti su un nuovo computer, è necessario portarsi dietro e riutilizzare il file PST originale.

Le Azioni rapide sono memorizzate all'interno di una "cartella nascosta" della casella di posta o del file PST (nel caso di account POP3). Per eseguire il backup e il ripristino delle Azioni rapide, è necessario utilizzare MFCMAPI.

MFCMAPI è uno strumento di modifica di basso livello per accedere ai dati della casella di posta. Si tratta di uno strumento molto potente sviluppato da Stephen Griffin, Senior Escalation Engineer del Developer Support di Microsoft. Nell'utilizzo di MFCMAPI bisogna prestare sempre la massima attenzione in quanto si possono causare danni irreversibili alla casella di posta elettronica.

Backup di tutte le Azioni rapide

• Scaricare l'ultima versione di MFCMAPI dal sito GitHub  (scaricare la versione a 32 o a 64 bit a seconda della versione di Outlook utilizzata).
• Decomprimere e avviare MFCMAPI.
• Cliccare sul menu Session, quindi su Logon e selezionare il profilo di MS Outlook su cui si intende agire.
  

  

  FIG 2 - MFCMAPI Session, Logon

  
  

  

  FIG 3 - Scegli profilo

  
  
• Nella parte superiore di MFCMAPI vengono visualizzate tutte le caselle di posta configurate e i file pst collegati. Fare doppio clic sulla casella di posta di cui si desidera eseguire il backup delle Azioni rapide.
  

  

  FIG 4 - Profilo MS Outlook

• Nel riquadro di navigazione a sinistra, espandere l'elenco di cartelle denominato Radice cassetta postale.
• Espandere l'elenco di cartelle denominato IPM_SUBTREE.
• A questo punto dovrebbe essere presente una cartella denominata: Impostazioni azioni rapide. Fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e scegliere: Export folder -> As MSG files...
  

  

  FIG 5 - Impostazioni azioni rapide, Export folder

• Abilitare entrambe le voci: Save associated items e Save as Unicode MSG e cliccare su OK.
  

  

  FIG 6 - Save Folder Contents To MSG

• Selezionare la cartella in cui salvare le Azioni rapide e cliccare su OK. Poiché ogni azione rapida sarà salvata come un singolo file msg, è consigliabile selezionare una cartella vuota oppure crearne una nuova.
  

  

  FIG 7 - Cartella

  
  

Backup solo di alcune Azioni rapide

Nel caso in cui volessimo eseguire il backup solo di alcune Azioni rapide, seguire i passaggi mostrati in precedenza fino ad individuare la cartella Impostazioni azioni rapide.

• Cliccare, con il tasto destro del mouse, sulla cartella Impostazioni azioni rapide e selezionare Open associated contents table.
  

  

  FIG 8 - Impostazioni azioni rapide, Open associated contents table

• Nella nuova finestra di dialogo, viene visualizzato un elenco di messaggi che rappresentano le Azioni rapide create dall'utente.
• Selezionare un messaggio e osservare la proprietà PR_ROAMING_XMLSTREAM.
  

  

  FIG 9 - Azioni rapide

• Eseguire un doppio clic su questa proprietà per visualizzare il nome dell'Azione rapida nella sezione Text.
  

  

  FIG 10 - Nome azione rapida

• Per eseguire il backup di una singola azione, fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e scegliere Export message.
  

  

  FIG 11 - Export message

• Dall'elenco a discesa Format to save message selezionare MSG file (UNICODE) e fare clic su OK.
  

  

  FIG 12 - Select format for saving message

• Selezionare la cartella in cui si intende salvare il messaggio. É possibile modificare il nome con cui il file verrà salvato.
  

  

  FIG 13 - Salva con nome

• Nella finestra di dialogo CopyTo cliccare su OK.
  

  

  FIG 14 - CopyTo

• Nella finestra di dialogo Tags To Exclude cliccare su OK.
  

  

  FIG 15 - Tags To Exclude

Ripristino Azioni rapide da backup

Per ripristinare le Azioni rapide da un backup:

• In MFCMAPI posizionarsi sulla cartella Impostazioni azioni rapide. Cliccare, con il tasto destro del mouse, sulla cartella Impostazioni azioni rapide e selezionare Open associated contents table.
• Dal menu Folder selezionare Import quindi cliccare su From MSG.
  

  

  FIG 16 - Import from MSG

• Selezionare il file .MSG da importare e cliccare su Apri. É possibile selezionare più file o tutti i file contenuti nella cartella premendo la combinazione di tasti CTRL+A.
• Nella finestra di dialogo Load MSG, verificare che nell'elenco a discesa Load style sia selezionata la voce Load message into current folder e cliccare su OK.
  

  

  FIG 17 - Load MSG