MS Outlook: La copia delle riunioni non è consentita

A partire da MS Outlook versione 2311 Build 17029.20000, la copia delle riunioni non è più supportata. Gli utenti che tenteranno di copiare una riunione dal calendario si imbatteranno nel messaggio: "La copia delle riunioni non è supportata."

FIG 1 - La copia delle riunioni non è supportata

Non si tratta di un errore, ma di una modifica deliberata da parte del team di Outlook che ha implementato questo blocco per affrontare una serie di problematiche di vecchia data.

La pratica di copiare gli eventi è stata a lungo sconsigliata come "best practice" documentata. Le azioni eseguite su eventi copiati hanno dimostrato di produrre risultati imprevedibili, portando a confusioni, incongruenze e potenziali problemi di sincronizzazione tra i partecipanti. Questi "effetti collaterali" possono includere:

• Incoerenze di sincronizzazione: Gli eventi copiati potrebbero non aggiornarsi correttamente per tutti i partecipanti in caso di modifiche.
• Problemi con le risposte RSVP: La gestione delle risposte "Accetta", "Rifiuta", "Suggerisci pianificazione alternativa" può diventare problematica.
• Conflitti di calendario: La presenza di eventi duplicati o inconsistenti può generare confusione nella pianificazione.
• Difficoltà nella gestione delle eccezioni: Modifiche a eventi ricorrenti potrebbero non propagarsi correttamente agli eventi copiati.

Per mitigare questi rischi e garantire un'esperienza utente più stabile e prevedibile, il team di Outlook ha deciso di bloccare proattivamente la funzionalità di copia. Questa mossa riflette un impegno verso una maggiore affidabilità e integrità dei dati del calendario.

Sebbene il blocco della copia possa richiedere un leggero aggiustamento nelle abitudini degli utenti, le alternative consigliate promuovono una migliore gestione degli eventi:

• Creare un nuovo evento: Per replicare un evento esistente con modifiche minime, la creazione di un nuovo evento e la ricompilazione dei dettagli è il metodo più sicuro. Questo garantisce che tutte le proprietà dell'evento siano correttamente inizializzate e sincronizzate.
• Modificare l'evento originale: Se l'intento è modificare un evento esistente, è fondamentale farlo direttamente sull'originale per garantire che tutte le parti coinvolte ricevano gli aggiornamenti.

Per gli utenti che, per motivi specifici e consapevoli dei rischi, necessitano di riabilitare temporaneamente la copia degli eventi, Microsoft ha messo a disposizione una chiave di registro non legata a policy:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Calendar]

"EnableMeetingCopy"=DWORD:1

Per eseguire la modifica nel registro:

• Aprire l'Editor del Registro di Sistema: Premere Win+R, digitare regedit e premere Invio.
• Navigare al percorso: Espandere le chiavi fino a raggiungere
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Calendar
• Creare o Modificare il Valore DWORD:
  Se EnableMeetingCopy non esiste, fare clic con il tasto destro del mouse sullo spazio vuoto nel pannello di destra, selezionare Nuovo -> Valore DWORD (32 bit). Nominarlo EnableMeetingCopy.
  Se EnableMeetingCopy esiste già, fare doppio clic su di esso.
• Impostare il Dato Valore: Nella finestra di modifica, assicurarsi che "Dati valore" sia impostato su 1 (per 1 non fa differenza che la Base selezionata sia Esadecimale o Decimale). Cliccare OK.
• Chiudere l'Editor del Registro di Sistema e riavviare Outlook.

È fondamentale sottolineare che l'attivazione di questa chiave è a discrezione e rischio dell'utente. Come ribadito dal team di Outlook, l'utilizzo di eventi copiati può portare a problemi imprevisti e il supporto tecnico di Outlook non fornirà assistenza per problemi derivanti da eventi creati tramite copia. In caso di problematiche dopo la riabilitazione di questa funzionalità, la raccomandazione è di eliminare l'evento copiato e di creare un nuovo evento da zero.