MS Outlook: Gestire le Risposte Automatiche ricorrenti

Nel mondo professionale odierno, la gestione efficiente della comunicazione è fondamentale. Le risposte automatiche ("Fuori Ufficio" o "Out of Office") sono uno strumento prezioso per informare i mittenti della propria assenza, ma spesso si desidera una soluzione più flessibile delle impostazioni standard di Outlook, specialmente per assenze ricorrenti in giorni specifici della settimana. Sebbene Outlook non offra una funzionalità diretta per programmare risposte automatiche con ricorrenza settimanale, è possibile ovviare a questa limitazione sfruttando le regole personalizzate.

Questo articolo esplorerà un metodo efficace per configurare risposte automatiche che si attivano solo in determinati giorni della settimana, basandosi sull'utilizzo delle regole di Outlook. Questa soluzione è stata testata e si è dimostrata funzionante per esigenze di ricorrenza settimanale.

Configurazione di una Regola per Risposte Automatiche Ricorrenti

La chiave per implementare questa funzionalità risiede nella creazione di una regola in Outlook che intercetti le email in arrivo in un giorno specifico della settimana e attivi una risposta predefinita. Di seguito i passaggi per configurare una regola personalizzata:

• In Outlook, cliccare su File->Gestisci regole e avvisi (o Home-> Regole-> Gestisci regole e avvisi).
  
  

  

  FIG 1 - Regole e avvisi

  
  
• Nella finestra "Regole e avvisi", cliccare su Nuova regola....
• Scegliere l'opzione Applica regola ai messaggi ricevuti e cliccare su Avanti.
  
  

  

  FIG 2 - Applica regola ai messaggi ricevuti

  
  
• Selezionare la casella Con parole specifiche nell'intestazione del messaggio quindi cliccare sulla scritta blu parole specifiche. Si aprirà una nuova finestra.
  
  

  

  FIG 3 - Con parole specifiche nell'intestazione del messaggio

  
  
• In questa finestra, digitare l'abbreviazione di tre lettere del giorno della settimana (in inglese) in cui si desidera attivare la risposta automatica (es. Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun). Cliccare Aggiungi. per aggiungere l'abbreviazione all'Elenco di ricerca. Se si intende aggiungere un altro giorno digitare l'abbreviazione corrispondente nell'apposita casella e cliccare su Aggiungi. Al termine cliccare su OK. 
  
  

  

  FIG 4 - Parola o frase da cercare nell'intestazione

  
  
• Clicca Avanti per proseguire.
  
  

  

  FIG 5 - Con parole specifiche nell'intestazione del messaggio

  
  
• Selezionare la casella Imposta risposta del server utilizzando un messaggio specifico quindi cliccare sulla scritta blu un messaggio specifico. Si aprirà una nuova finestra di composizione email (senza destinatario, CC o CCN).

  

  FIG 6 - Imposta risposta del server utilizzando un messaggio specifico

  
  
• Compilare l'oggetto e il corpo del messaggio con il testo desiderato per la risposta. Una volta completato il messaggio, cliccare su Salva e chiudi.
  
  

  

  FIG 7 - Messaggio

  
  
• Clicca Avanti per proseguire nella configurazione della regola.
  
  

  

  FIG 8 - Creazione guidata regole

  
  
• Nella schermata successiva è possibile impostare eventuali eccezioni alla regola (ad esempio per email provenienti da un particolare mittente). Se non si ha bisogno di specifiche eccezioni, cliccare su Avanti.
  
  

  

  FIG 9 - Eccezioni

  
  
• Nell'ultima schermata, è possibile rivedere tutte le impostazioni della regola. Assegnare un nome significativo alla regola (es. "Risposta automatica Lunedì-Venerdì"). Assicurarsi che la casella Attiva regola sia selezionata. Cliccare su Fine per salvare e attivare la regola quindi su OK per chiudere la finestra Regole e avvisi.
  
  

  

  FIG 10 - Completare la creazione della regola

  
  

Conclusioni

Questa soluzione è ideata specificamente per una ricorrenza settimanale fissa. Non è adatta per date specifiche o periodi di tempo irregolari.

Sfruttare le regole di Outlook per gestire le risposte automatiche "Fuori Ufficio" in giorni specifici della settimana offre una soluzione pratica e personalizzabile per una comunicazione più efficace. Sebbene richieda una configurazione manuale iniziale, il beneficio di automatizzare queste risposte per schemi ricorrenti può migliorare significativamente la gestione del tempo e delle aspettative dei contatti.