MS Exchange: incrementare lo spazio riservato alle regole (RulesQuota)

A partire da Exchange Server 2007, di default, lo spazio riservato alle regole per ciascuna mailbox è di 64KB. 
Quando si raggiunge e si supera tale limite, Outlook visualizza un messaggio di avviso: Impossibile caricare uno o più regole in Microsoft Exchange. Tali regole sono state disattivare. Cause possibili: alcuni parametri non supportati o spazio insufficiente per la memorizzazione di tutte le regole. 

FIG 1 - Impossibile caricare una o più regole in Microsoft Exchange

Le regole, oltre a non essere caricate sul server Exchange, vengono disattivate. 

Soluzione 1:
La prima operazione da effettuare è quella di verificare, ed eventualmente riorganizzare, le regole definite tramite Outlook. Eliminare le regole non necessarie e verificare se più regole possono essere "accorpate". Se si intende cancellare tutte le regole definite sulla casella, è possibile avviare outlook con lo switch /cleanrules . Da Start->Esegui (o tramite Win+R) digitare 
Outlook /cleanrules

Soluzione 2:
Aumentare lo spazio riservato alle regole tramite Exchange Management Shell (EMS). Utilizzando il cmd-let Set-Mailbox con il parametro -RulesQuota è possibile espandere lo spazio riservato alle regole fino a 256KB. Il comando da lanciare tramite EMS è il seguente:

Set-Mailbox -identity <identity> -RulesQuota 256kb 

Per indicare a Set-Mailbox la casella sulla quale agire è possibile utilizzare l'SMTP primario, l'Alias, il Display Name, il Dominio\account o il Distinguished Name (DN).

ad es.
set-mailbox -identity GLUBRANO -RulesQuota 256kb

Se vogliamo verificare lo spazio riservato alle regole su una specifica casella di posta possiamo utilizzare il cmd-let Get-Mailbox nel seguente modo:

Get-Mailbox <identity> | fl RulesQuota

ad es.
Get-Mailbox GLUBRANO | fl RulesQuota

Outlook: Enterprise Vault Outlook Add-In non è compatibile con la versione installata di Microsoft Outlook

Problema:
All'avvio di Outlook viene visualizzato il messaggio Questa versione di Enterprise Vault Outlook Add-In non è compatibile con la versione installata di Microsoft Outlook.

FIG 1 - Compatibilità Add-In Symantec Enterprise Vault

Causa:
Questo tipo di problema è generalmente causato dall'installazione di componenti di Office 2003 successivamente all'installazione di Office 2010.

Soluzione 1:
Rimuovere i componenti di Office 2003 installati. Al primo avvio, Outlook 2010 provvederà a sovrascrivere le chiavi di registro con i valori aggiornati 

Soluzione 2:
Fare un ripristino di Office 2010

Soluzione 3
Esportare la chiave di registro HKEY_CLASSES_ROOT\Outlook.Application da una postazione che ha solo Office 2010 installato ed importarla sulla postazione che presenta il problema.

Di seguito è possibile scaricare il file .reg per Office 2010

DOWNLOAD

VBS: Sintesi vocale con SAPI.SpVoice

Se vogliamo far parlare il nostro PC tramite Visual Basic Script (VBS) e utilizzando la sintesi vocale inclusa in Windows possiamo utilizzare il seguente codice:

StrText=("Please allow me to introduce myself") 
StrText2=("I'm a man, of wealth, and taste") 
set ObjVoice = CreateObject("SAPI.SpVoice") 
ObjVoice.Volume = 100
ObjVoice.Speak StrText 
ObjVoice.Speak StrText2 

Lo script utilizza il metodo SAPI.SpVoice per la sintesi vocale delle stringhe di testo passate. Di seguito è possibile scaricare il file VBS:
DOWNLOAD

FIG 1 - Sintesi Vocale

Di default la voce della sintesi vocale fornita in Windows è in inglese ma è possibile scaricare, anche gratuitamente, diverse voci e lingue. Lo script utilizza la voce selezionata all'interno del Sistema Operativo.

Outlook Quick Tip: Doppia freccia blu sull'icona delle cartelle

La doppia freccia blu visibile sull'icona di alcune cartelle indica semplicemente che la cartella fa parte di una risorsa condivisa (come ad es. una shared mailbox, una mailbox su cui si è stati delegati, una Cartella Pubblica, un Calendario Internet, una libreria Sharepoint).
Tale convenzione è stata adottata a partire da Outlook 2007 e si tratta solo di un "aiuto" visuale.

FIG 1 - Icona doppia freccia blu

Come è possibile vedere anche dalla FIG 1, la doppia freccia blu non viene mostrata sulle cartelle di default (Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Posta eliminata, Posta indesiderata) che dispongono già di una propria icona distintiva.

Outlook Quick Tip: Immagine in sottofondo ad un messaggio

Per inserire un'immagine in background ad un messaggio è possibile procedere con le seguenti operazioni valide da Outlook 2007 ad Outlook 2013:

• Nella creazione del messaggio selezionare la scheda/menu Inserisci quindi selezionare Immagini;
• Selezionare l'immagine che si intende inserire quindi cliccare su Inserisci per confermare;
• Cliccare con il tasto destro del mouse sull'immagine e dal menu contestuale selezionare Testo a capo e quindi Dietro al testo.

FIG 1 - Immagine in Background

Outlook: i destinatari non visualizzano gli allegati o questi vengono sostituiti dal file winmail.dat

Può capitare che i destinatari di un'email non visualizzino gli allegati al messaggio: gli allegati sono stati rimossi e/o sostituiti da un file WINMAIL.DAT.

Nel caso in cui il destinatario non visualizzi alcun allegato (neanche il file WINMAIL.DAT) è da verificare se siano stati rimossi dal client di posta o dall'antivirus utilizzato dal destinatario.

Sulla nostra infrastruttura di posta possiamo comunque procedere a verificare se tutte le impostazioni siano corrette. Generalmente quando i destinatari non ricevono i nostri allegati o ricevono in allegato un unico file nominato WINMAIL.DAT la causa è da ricercare nel formato del messaggio inviato: è probabile che il messaggio sia stato inviato in formato RTF (Rich Text Format) che non viene convertito correttamente in HTML o in solo testo. Il formato RTF non andrebbe mai utilizzato quando si invia un messaggio di posta all'esterno della propria infrastruttura di posta (Internet) mentre all'interno di un'infrastruttura di posta composta da server Exchange e client Outlook non si hanno problemi.

Per inibire l'invio di email in formato RTF è necessario adottare diverse precauzioni che illustrerò di seguito.

Verificare le impostazioni generali di composizione messaggi in Outlook:

• In Outlook 2010/2013 dal menu File selezionare Opzioni;
• Posizionarsi nella sezione Posta
• In Scrittura messaggi impostare il tipo di formato desiderato scegliendo tra HTML e Testo normale evitando il Formato RTF
  

  

  FIG 1 - Opzioni Outlook Scrittura messaggi

• In Formato messaggi verificare che la voce All'invio di messaggi in formato RTF a destinatari su Internet: sia impostata su Converti in formato HTML
  

  

  FIG 2 - Formato messaggi, Converti in formato HTML

Verificare i contatti:
Per ciascun contatto è possibile impostare il formato del messaggio. In questo modo ogni messaggio inviato a quel determinato contatto viene convertito nel formato impostato.

In Outlook 2010:

• Aprire il contatto che si intende verificare;
• Doppio click sull'indirizzo di posta elettronica;
• Cliccare sull'icona per visualizzare le altre opzioni e selezionare Proprietà Outlook;

FIG 3 - Proprietà Contatto

• Selezionare Lascia che il formato per l'invio venga scelto da Outlook

FIG 4 - Formato Messaggio del contatto

In Outlook 2013:
In Outlook 2013 l'operazione è del tutto simile ma va fatta velocemente altrimenti, una volta cliccato con il tasto destro sull'indirizzo di posta, nel menu contestuale non appare la voce Apri proprietà di Outlook. Se siamo stati troppo lenti bisogna riavviare Outlook e riprovare

FIG 5 - Proprietà di Outlook in Outlook 2013

Se non vogliamo affrontare questa sfida di velocità, possiamo agire tramite l'editor di registro creando, all'interno della chiave HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\Contactcard, il valore DWORD turnonLegacygaldialog e impostarlo ad 1

Key: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\Contactcard
Value name: turnonlegacygaldialog
Value type: REG_DWORD
Value: 1

Per chi non vuole mettere mano al registro può scaricare il file .reg dal seguente link
DOWNLOAD

Convertire il messaggio manualmente

Nella creazione, inoltro o risposta di un messaggio possiamo impostare manualmente il formato dello stesso.

In Outlook 2010/2013 selezioniamo il ribbon Formato Testo quindi, nella sezione Formato, selezioniamo il formato desiderato tra HTML, Testo normale, Testo con formattazione (quest'ultimo è il formato RTF da evitare)

FIG 6 - Formato testo

Lato server Exchange

É possibile impedire l'invio di messaggi in formato RTF all'esterno dell'infrastruttura agendo sulle impostazioni di Exchange

Da Exchange 2010:

• Aprire la Microsoft Exchange Console e cliccare su  Organization Configuration quindi Hub Transport;
• Selezionare la scheda Remote Domain ;
• Accedere alle proprietà del Remote Domain
• Selezionare la scheda Message Format quindi in Exchange rich-text format selezionare Never Use 
• Nella sezione Character Sets selezionare none alle voci MIME character Set e  Non-MIME character Set

Tramite EMS (Exchange Management Shell) possiamo utilizzare il seguente comando per disabilitare il Transport Neutral Encapsulation Format (TNEF, un formato proprietario di Microsoft per gli allegati dei messaggi di posta) 

Set-RemoteDomain  –identity 'RemoteDomainName' –TNEFEnabled $false

per verificare se l'operazione è andata a buon fine possiamo eseguire

Get-RemoteDomain Default |fl

Outlook Quick Tip: Eseguire backup delle firme

Una volta creata la nostra firma in Outlook potremmo effettuare una copia di backup in modo tale da poterla impostare su una nuova postazione o conservarla nel caso di reinstallazione del Sistema Operativo.
L'operazione è molto semplice basta copiare tutti i file contenuti all'interno della cartella Signatures. Per ripristinare la firma basta ricopiare i file all'interno della stessa cartella.
Di default la cartella Signatures si trova nei seguenti percorsi

Windows XP
%userprofile%\Application Data\Microsoft\Signatures
(ad es. C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\Signatures)

Windows Vista, Windows 7, Windows 8 e Windows 8.1
%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
(ad es. C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures)

Un modo veloce per accedere alla cartella contenente le firme consiste nell'eseguire i seguenti passaggi in Outlook 2010/2013:
- Aprire Outlook e dal menu File selezionare Opzioni;
- Posizionarsi nella sezione Posta;
- Cliccare sul pulsante Firme tenendo premuto il tasto CTRL

FIG 1 - Firme

All'interno della cartella Signatures 3 file e una cartella:

<nome_firma>.htm
Questo file è utilizzato quando viene creato un messaggio in formato HTML
<nome_firma>.rtf
Questo file è utilizzato quando viene creato un messaggio in formato RTF
<nome_firma>.txt
Questo file è utilizzato quando viene creato un messaggio in formato solo testo
<nome_firma>_files
Questa cartella è utilizzata da Outlook 2007, Outlook 2010 e Outlook 2010 per memorizzare ulteriori file utilizzati dalla firma come per la formattazione, immagini e business cards (file VCF)